Jobglæde

6 områder, du bør overveje i for­bin­del­se med en stres­spo­li­tik

Vi har talt med organisationsudvikler og stressrådgiver samt behandler Marianne Lassen om 6 områder, en virksomhed bør overveje forud for at formulere en stresspolitik.

1. Start nu, uanset om I er store eller små

Hvis der ikke findes en eksisterende politik, kan enhver leder eller medarbejder i en virksomhed gå til den, der har ansvar for arbejdsmiljøområdet og foreslå det.

I en stor virksomhed kan du initiere arbejdet via HR-afdelingen. Har HR ikke selv specialkompetencer inden for stress, kan HR kan gå i gang med at kontakte stresskonsulenter for et fremtidigt samarbejde og begynde at stykke et beredskab sammen.

Små virksomheder kan købe den service, det er at opstarte et stressberedskab (på lige fod med fx revision eller kantineservice), hvis de mangler viden eller ressourcer.

2. Erkend, hvor kompetencerne ligger

Ifølge Marianne bør man kun benytte specialister med særlig indsigt i eller uddannelse inden for stress. For de ved, hvordan man bedst støtter op om en stressramt medarbejder.

Nogle virksomheder har medarbejdere i deres HR-afdeling med disse specialkompetencer, som kan fungere som rådgiver/behandler i forhold til den stressramte. Marianne understreger dog, at virksomheden skal være opmærksom på, at der kan opstå dilemmaer for HR-medarbejderen i forhold til fortroligheden til den stressramte medarbejder og forpligtigelsen som HR-medarbejder.

Hvis HR ikke har medarbejdere, der er specialuddannet inden for stress, mener hun, at det er en bedre løsning at etablere et samarbejde med en stressrådgiver/behandler uden for virksomheden, som ledere og medarbejdere kan kontakte.

3. Etablér samarbejde og procedurer, inden behovet opstår

Det er bedst og tryggest for alle parter, hvis der er en procedure omkring stress på plads, inden en medarbejder sidder med hjertebanken eller tårer i øjnene.

Så skal I koble en ekstern stressrådgiver/behandler ind i proceduren, er det en god idé at gå i gang med at etablere samarbejdet med det samme - forhåbentlig inden det bliver aktuelt at benytte sig af det.

Hvis en medarbejder i HR er uddannet til at håndtere en stresset medarbejder, så skal virksomheden kommunikere klart ud til lederne, hvem de skal tage fat i, når en stresssituation opstår. Så er I helt enkelt parate, hvis en leder eller medarbejder har brug for rådgivning eller behandling.

4. Matrix- eller basisorganisations ansvar?

Er din virksomhed en matrixorganisation, kan den stressramte medarbejder i værste fald blive sorteper mellem basisorganisationen og projektet. Tag allerede nu stilling til, hvor en medarbejders trivsel hører hjemme, samt hvilken leder der er ansvarlig – og få nedfældet det i stresspolitikken.

Til inspiration er Mariannes holdning, at medarbejderens trivsel ligger inden for basisorganisationens og dermed nærmeste leders ansvarsområde.

5. Nedskriv en instruks

Det er en god idé at nedskrive en instruks om, hvad ledere eller kollegaer skal gøre ved akut stress hos en medarbejder. Den akutte stressinstruks er ikke det samme som – men en del af - stresspolitikken, da instruksen skal være en hurtig guide til, hvad man gør, når man spotter en stressramt person i virksomheden. På den måde sikrer I, at lederen eller en kollega er klædt på, hvis de skal tage en snak med en stressramt.

Samtidig skal I gøre den lettilgængelig for alle i organisationen – måske på intranettet eller i personalehåndbogen.

En akut stressinstruks kan fx indeholde

  1. En definition på stress
  2. Ansvarsfordeling. Hvem gør hvad? Hvor går en medarbejder hen, hvis man spotter en stressramt kollega? Hvor går en leder hen? Er det fx lederen eller HR, der kontakter stressrådgiveren/behandleren? Nedskriv helt konkret og skridt for skridt, hvad der skal ske for alle involverede parter.
  3. En liste med navne, telefonnumre og mailadresser samt back-up ved ferie/sygdom på relevante kontaktpersoner.
  4. Mailskabeloner til at kommunikere informationer ud til resten af organisationen.
  5. En skabelon til planlægning af det videre forløb med mulighed for justering til den enkelte medarbejders situation og ønsker.
  6. Forankring i organisationen.

En stresspolitik skal være forankret i organisationen, mener Marianne, og det er topledelsen, der har det overordnede ansvar for at skabe arbejdsforhold, alle medarbejdere trives i. HR og arbejdsmiljøorganisationen kan støtte op om forankringen, og det er nærmeste leders ansvar at sikre en god og tillidsfuld relation til sine medarbejdere.

6. Dialog kan skabe forandring

At både topledelsen og personaleledere taler åbent om stress og deres egen trivsel kan være medvirkende til at ændre en organisationsadfærd, hvor aftabuiseringen kan forplante sig i hele organisationen, så også medarbejdere føler sig trygge ved at tale om egen trivsel.

Indhold i en stresspolitik

  • Virksomhedens forståelse af stress: definition af stress, sprogbrug i forbindelse med stress og måske links til stresstests.
  • Viden om stress: stresssignaler, stressfaktorer, udvikling af stress.
  • Forebyggelse af stress – som organisation, som leder og som medarbejder.
  • Hvad man skal gøre som leder eller medarbejder, hvis man selv eller en kollega får stress.
  • Hvilken intern og ekstern hjælp er der til rådighed.
  • Skabeloner til informationsmail samt for indhold i tilbagekomstforløb.

Kilde: BFA KONTOR