Hjælp, jeg skal give en præsentation

Hjælp, jeg skal give en præsentation

Velkommen til fjerde lektion af "Hjælp, jeg skal give en præsentation" som handler om det spændende øjeblik hvor du skal "på", gøre din entre, give din præsentation. Gode råd om hvordan du kommer godt i gang, hvordan du får publikums opmærksomhed fra det øjeblik du starter din præsentation. I de kommende to lektioner vil du kunne læse om:

• Håndtering af spørgsmål, materialer og lidt om evaluering. Hvordan bruger du resultatet af evalueringen til at blive bedre
• Gode råd, advarsler og dyrekøbte erfaringer. Du får en række gode råd som bygger på mange års erfaring med præsentation

Lektion 4. Så er tidspunktet inde

• Sådan minimerer du den naturlige nervøsitet inden du skal på scenen
• Find ud af hvordan din "entre" skal foregå
• Hvordan bliver du præsenteret?
• Har du styr på de første 5 minutter af din præsentation?

Sådan minimerer du den naturlige nervøsitet inden du skal på scenen
De fleste af os er naturligt nervøse forud for en præsentation. Det er et sundhedstegn. Ingen nervøsitet, alt for stor selvsikkerhed, alt for stort ego, følgerne kan blive at man slet ikke læser de signaler der kommer fra publikum og bare spæner derudad uden at have publikums opmærksomhed eller accept. Sådanne præsentationer har vi vist alle oplevet. De huskes ikke for det gode.
Nervøsiteten kan melde sig om morgenen når man vågner. Har jeg husket det hele, er min tal korrekte, har jeg overset nogle argumenter, vil publikum synes om mit indlæg?
Hvis du har husket det hele, så slap af. Hvis det kan hjælpe på nervøsiteten, så check lige dit materiale og din præsentation en sidste gang. Ligger Cd-rommen med en kopi af præsentationen i tasken? Har du en kopi af dine slides? Har du dine bilag til publikum? Har du styr på pointen i den historie du vil starte med at fortælle?
Nyd morgenmaden og giv dig af sted hvorhen det nu måtte være, på jobbet først eller direkte til åstedet. Stress ikke dig selv ved at være sent på den. Undgå situationer som kan påvirke dit humør i dårlig retning. Lad være med at diskutere en dum sag med en kollega, vent til det hele er overstået. Lad være med at tage chancer i trafikken der kan medføre trafikuheld. Regner det, kør lidt før.

Banale råd? Ja men ofte forekommende årsager til fiasko
Vi nærmer os tidspunktet for din optræden. Du er nået frem til stedet hvor arrangementet foregår, nu begynder adrenalinen for alvor at pumpe. Nu er du klar over at der ikke er nogen vej tilbage. Derinde, bag den lukkede dør sidder de forventningsfulde tilhørere, mon jeg klarer den? Jeg kan høre de har det sjovt, kan jeg mon også få dem til at more sig over det jeg vil sige? Eller er min præsentation alt for alvorlig?
Det er for sent, om en lille time bliver du budt velkommen af mødelederen og dit "show" starter. Det er nu du skal genkalde dig alt det du har øvet og checket forud for denne præsentation. Så slap af og koncentrer dig om opgaven. Du ved du har styr på det hele. List ind i lokalet og oplev den nuværende taler. Er du den første og måske eneste så find ud af hvor du skal gøre din entre.
Undlad at spise umiddelbart før du skal tale, drik vand uden brus, og træk vejret dybt gennem næsen og pust langsomt ud gennem munden, så vil du opdage at du slapper dejligt af og nervøsiteten langsomt aftager.

Platformen er din arbejdsplads
Det er vigtigt at du kan få lejlighed til at indrette dig på podiet (platformen) eller scenen. Du har noget teknik der skal fungere, du har bilag, du har brug for at ommøblere lidt. Aftal med opdragsgiver eller mødeleder at du forventer at der umiddelbart inden du skal på, gives tid til at du kan finde dig til rette og skabe det bedste mulige "rum" for din præsentation. Platformen skal være din arbejdsplads den næste time eller mere, det er af stor betydning for din indsats at du befinder dig godt og at hjælpemidler og teknik fungerer som forudset og planlagt af dig.
Det er en del af det vi kalder "at sætte scenen". Det kan du læse mere om under afsnittet om de første 5 minutter.

Du er klar, du glæder dig til at skulle aflevere dit budskab, det skal nok gå godt, du har gjort alt hvad der kan gøres for at gøre en god figur. Publikum vil tage pænt imod dig, de er kommet for bl.a. at høre hvad du har på hjerte, du er nævnt i programmet - tænk på det.

Find ud af hvordan din "entre" skal foregå
Det lyder som om du er en verdenskendt diva der skal gøre sin entre på en af Europas store scener. Det er du ikke, men din entre på den lille eller store scene er lige så vigtig for dig som det er for den store diva, måske endda vigtigere. Din entre er nemlig starten på din præsentation og et vigtigt øjeblik for hvordan den skal forløbe. Træder du bare op på podiet hvis der er et sådant, kommer du ind fra højre hvis der er en scene, eller bliver du annonceret og præsenteret af mødelederen? Formen er vigtig, aftal med mødelederen hvordan det skal foregå.

Brug køkkenuret
Er du overladt til dig selv, så find en passende måde at gøre opmærksom på at du nu er klar. Tag et køkkenur med og lad det ringe. En klokke eller en fanfare. Det er vigtigt at du får henledt opmærksomheden på din person, det er nu du skal på, du skal ikke være henvist til at kunne starte når publikum synes tiden er inde. Du overtager styringen og viser dermed at du bestemmer hvad der skal ske.
Du kan også vælge blot at stille dig på podiet, kikke ud over forsamlingen og vente på at der bliver ro. Det skal der lidt erfaring til, fordi tiden føles så uendelig lang når man står der. I virkeligheden drejer det sig om et minut eller mindre, men tavsheden føles dræbende for dig, ikke for publikum.
Når der er ro, siger du det du har planlagt som start på din præsentation og seancen kører. Alle vil finde det helt naturligt, og du vil blive opfattet som en der har fod på tingene.

Du skal ikke gøre et stort nummer ud af at "gøre entre", men det er vigtigt for en god start på din præsentation at du fornemmer at publikum respekterer at du nu er klar.

Hvordan bliver du præsenteret?
Det er ikke sikkert du bliver præsenteret, det skal du måske selv gøre. Det afhænger meget af hvilket arrangement der er tale om. På vælgermødet som jeg tidligere har nævnt kan det betyde at vælgerforeningens formand byder dig velkommen og siger nogle pæne ord om dig. På salgsmødet er du mødelederen og kan give dig selv ordet. Hvis der er eksterne deltagere, bør du præsentere dig selv, hvis ikke kan du gå lige til agendaen. Er du ekstern indlægsholder på et seminar eller kursus, vil kursuslederen sikkert præsentere dig og fortælle lidt om hvorfor netop du optræder som eksternt bidrag på kurset. Tager vi den lidt mere formelle situation, den store internationale konference hvor du er én blandt flere talere, er du omtalt i programmet med stilling og CV. Dit publikum har læst om dig, nu skal de se dig og høre dig, det er vigtigt at du får en god entre og bliver ordentligt præsenteret.

Du har selv indflydelse på hvordan du bliver præsenteret
Sørg for at mødelederen har de nødvendige informationer for at kunne præsentere dig på en god og informerende måde. Publikum tager langt bedre imod dig når du får en god introduktion. Mange vil tænke hvorfor man lige har valgt dig til dette indlæg. Publikum har krav på at vide nøjagtig så meget om dig at de føler at de valgte rigtigt da de tilmeldte sig denne konference. Alle er kommet for at blive klogere, og du er en af dem der skal medvirke til dette.

Du må ikke underspille din rolle ved at være beskeden og ydmyg. Du skal have de bedst mulige betingelser for at blive hørt og respekteret. Og det sker gennem en god introduktion af dig.
Og det gælder ikke kun ved store internationale konferencer. Det gælder hver gang du skal give en præsentation. Publikum skal vide hvem du er, hvor du kommer fra, hvad du kan og hvorfor netop du er udvalgt til at sige noget om det pågældende emne. Det svarer til at læse forordet i dette hæfte. Der får du forklaringen på hvorfor jeg som forfatter har valgt at bruge forskellige benævnelser for en præsentatør. Hvis du ikke læser forordet, vil du bruge kræfter på at undres, og det er spild af tid.

Næste ærede taler
Får du ordineret medicin, læser du vel også på etiketten hvilke mængder du skal tage hvornår.
En god præsentation af den "næste ærede taler" er et vigtigt element i et arrangement. Det smitter af på taleren, det smitter af på publikums opfattelse af arrangementet som helhed, det giver publikum en god fornemmelse af hvad der venter dem. Det skaber en god stemning. Tænk et øjeblik på hvordan sprechstallmeisteren i en cirkus introducerer den næste artist eller det næste nummer. Med store og flotte ord fortæller han/hun hvordan truppen netop har fejret store triumfer i Las Vegas og i Frankrig og under fanfare fra det polske cirkusorkester gør truppen sin entre i flotte kostumer og showet er i gang.

Sådan skal du nok ikke gøre, men find en stil og en form der betyder at du har det godt med det der sker når du bliver introduceret.

Når du skal formulere det der skal siges om dig, så vær ikke for beskeden. Forestil dig det er en vare du skal reklamere for. Det er vigtigt at denne vare får en præsentation der svarer til dens kvalitet. Det der bliver sagt af mødelederen virker langt mere troværdigt på publikum end det du evt. selv forsøger at få sagt.

Har du styr på de første 5 minutter af din præsentation?
Uden at overdrive vil jeg turde påstå at de første 5 minutter fra det øjeblik du åbner munden foran dit publikum er de allervigtigste i din præsentation. Disse 5 minutter vil du aldrig få lejlighed til at gøre om. Sagt er sagt, gjort er gjort. Ulykken er sket hvis man kan udtrykke det sådan. Dine chancer for at opnå respekt hos publikum er sat over styr. Jeg tænker selvfølgelig på situationen hvor du har dummet dig, eller sagt noget forkert fordi du ikke har forberedt dig ordentligt.
Omvendt, hvis du har fået det vi i daglig tale kalder en kanonstart, så er der næsten ingen grænser for hvad du kan få tilgivelse for under resten af din præsentation.

De første 2, 5 eller 10 minutter
Og dog, mellem disse to yderpunkter findes der naturligvis nuancer som jeg vil prøve at beskrive. Du skal vide at de første 5 minutter er utroligt afgørende for hvordan dit budskab bliver opfattet. Hæng dig nu ikke lige i tallet 5, det kan være 2 eller 10, afhængig af hvad der sker i disse minutter, men det er starten der er så vigtig.
Sammenlign det med en bog. En kriminalroman det starter på side 1 med et mord kan få læseren til blive hængende. En musikcd med et godt nummer på spor 1 gør lytteren nysgerrig. En revy med et flot åbningsnummer sætter forventningerne i vejret. En film der starter med flot lyd og flotte billeder øger glæden ved at have købt billet.
Udtrykket "de første 5 minutter" er en slags ikon for det der sker i starten af en præsentation, lang eller kort. Den korte præsentation tillader måske kun en to minutters start, hvorimod den længere præsentation giver mulighed for 10-15 minutters start. Jeg skal prøve at forklare forskellen.

Kort eller lang præsentation?
Den korte præsentation på under en time tillader ikke en lang indledende snak om emnet, om dig selv og din virksomhed. Her må du hurtigt komme frem til sagens kerne. Den længere præsentation der strækker sig over 2 timer eller mere tillader og kræver en lidt længere indledning. Du skal være sammen med publikum i længere tid, og der er behov for at de kender dig og din baggrund bedre. Ydermere giver den længere præsentation mere tidsmæssig elastik. Der er mere tid at disponere over.
Den korte præsentation kræver lige så megen forberedelse som den længere. Den korte præsentation kræver at du er omhyggelig med hvad du vil præsentere, hvorimod den længere giver mulighed for fordybelse i et emne eller to, og du kan tillade dig at fabulere mere hvis du fornemmer at publikum gerne vil høre mere om et specifikt emne i din præsentation.

Men tilbage til de første 5 minutter
Her "sætter du scenen" som man siger. Det betyder i denne sammenhæng at du bringer dig i position foran dit publikum. Under afsnittet om hvordan du minimerer den naturlige nervøsitet kan du læse om det at indrette platformen inden du starter. Det svarer fuldstændig til det du gør når du sætter dig ind i en andens bil. Du indretter sædet, sidespejlene og orienterer dig om diverse knappers funktioner for at være sikker på at du føler dig tryg ved at køre i denne bil. At skabe de bedste forudsætninger for at give en god præsentation omfatter det at befinde sig godt på det sted hvor præsentationen finder sted og indrette "arbejdspladsen" så du kan yde det optimale. Det kræver så megen koncentration at give en god præsentation, at der ikke må være forstyrrende eller generende elementer omkring dig, du skal kunne arbejde frit og uhæmmet og være fri for at tænke på ledninger du kan falde i, teknik der måske svigter, spritpenne der er tørret ud, pludselig mangel på papir på flipoveren. Alt dette skal fungere fra det øjeblik du starter på din præsentation.

Hvad er det første du siger?
Prøv at tænke lidt over det. Har du planlagt hvad du vil sige, eller overlader du det til situationen? Hvis jeg var dig, ville jeg forberede det hjemmefra. Man kan få startet utrolig uheldigt hvis man spontant "fyrer noget af". En lille kort sætning kan betyde at dele af dit publikum får en helt forkert opfattelse af dig. Andre vil måske opfatte dig som en frisk fyr, hvilket du måske slet ikke er. Så uanset hvad der måtte ske i starten af din præsentation, inden du selv har sagt noget som helst, så sig det du har planlagt at sige. Som erfaren præsentatør kan du klare starten på rutinen, men indtil du føler dig i stand til at improvisere, planlæg det.
Du skal være klar over at det første du siger kan komme til at spille en stor rolle i publikums opfattelse af dig, og de skal høre på dig den næste time eller to, så det er ikke helt ligegyldigt hvordan den opfattelse bliver.

Vurder nøje hvordan du vil starte
Afhængig af emne, publikums sammensætning, situationen, anledningen til arrangementet eller andre forhold som du har kendskab til vurderer du hvordan du vil starte.
Vær opmærksom på at en planlagt indledning kan være malplaceret hvis det viser sig at du troede der sad 100 mennesker, nu sidder der kun 20. Forleden oplevede jeg netop sådan en indledning. En foredragsholder startede med at udtrykke sin glæde over at så mange var mødt op for høre hans foredrag. Han skulle nok lige have talt forsamlingen først, for der var langt færre end mange.
Næste gang du deltager i et møde, kursus eller konference hvor en præsentatør skal i gang med sit indlæg så prøv at lægge mærke til hvad der sker i starten. Bliver du fanget af den han/hun siger? Er det noget sludder? Er det noget der får dine forventninger til at stige? Danner du dig et billede af personen som er positivt eller negativt eller neutralt? I det hele taget kan man lære meget om præsentationsteknik ved at lytte til andre. Evnen til at sortere så du inspireres af det gode og effektfulde og lærer hvad du evt. skal afholde dig fra er en forudsætning. Publikum kan være meget forskelligt, så vær forberedt på at det der virker i en forsamling, ikke nødvendigvis virker i en anden. Det er præsentatørens opgave at kunne lodde stemningen på et meget tidligt tidspunkt.

Hvad kunne du starte med at sige?
"Goddag".
Kort pause.
"Jeg har glædet mig til at skulle mødes med jer i dag og berette om mit syn på bilisternes og cyklisternes adfærd i bytrafikken".
Emnet er nu klart defineret, ingen kan være i tvivl om hvad du skal tale om.
Hvis du hører til den humoristiske type, så fortæl en kort god vittighed om dit emne, det skaber en god og afslappet stemning i lokalet.
Derefter fortæller du lidt om dig selv og din baggrund for at tale om emnet.
Og så er du klar til din egentlige præsentation/foredrag.

Du er blevet præsenteret af en mødeleder
Det er meget forskelligt fra arrangement til arrangement hvorledes et sådant afvikles. Nogle steder fungerer en mødeleder - facilitator er det nye ord - og han/hun holder styr på afviklingen og vil normalt også præsentere "den næste taler". Du er blevet introduceret med de ord som du aftalte med mødelederen og er klar til at starte på din præsentation. Hvordan starter du? Går du lige på eller føler du behov for at skabe en blød overgang mellem det mødelederen sagde og din præsentation?
Det sidste vil jeg anbefale. Brug mit forslag om at starte med at sige goddag, takke for introduktionen, og føj så en lille kommentar til noget af det der blev sagt, derved bekræfter du rigtigheden og gør dig selv menneskelig ved at føje en lille krølle til.
Du kunne også sige lidt om at spørgsmål er velkomne undervejs, eller når du er færdig. Giv tilhørerne lidt retningslinjer for hvordan du vil afvikle dit indlæg. Om de får udleveret materialer, om der bliver en pause og hvornår. Praktiske oplysninger.

Du skal selv præsentere dig
Det er vel nok mest almindeligt at du selv må påtage dig den opgave. Den er svær, meget sværere end den umiddelbart lyder. Jeg skal prøve at forklare hvorfor.
Det lyder såre enkelt at stille sig op foran publikum og sige "Goddag, jeg hedder Poul Bay, jeg driver en lille konsulentvirksomhed med emnerne direct marketing og præsentationsteknik som speciale." Hvis du stopper her så er folk ikke blevet klogere, alt dette vidste de i forvejen, det står i programmet. Og hvor interessant er det. Det er langt mere interessant for publikum at vide noget om dig, om din uddannelse, din baggrund, dine interesser, dine holdninger. Og så noget om din virksomhed og dens aktiviteter og opgaver hvis anledningen gør det nødvendigt at blande din virksomhed ind i præsentationen af dig selv. Ved mødet i skolebestyrelsen er det nok ikke nødvendigt.

Du har kun 5 minutter
Jeg har tidligere været inde på at de 5 minutter ikke er magiske, måske er de 2 eller 10 afhængig af din præsentations omfang. På 5 minutter kan man nå at sige utrolig meget, hvis man har struktureret det på forhånd. Man kan også komme af sted med at sige forfærdeligt meget sludder og det er det jeg forsøger at advare imod. En gang ustruktureret sludder om dig selv og din virksomhed/stilling i starten af dit indlæg kan betyde at du fuldstændig mister publikums attention. Jeg minder om at tidsfornemmelsen som taler/præsentatør er meget forskellig fra publikums. Så dine 5 minutters ustrukturerede præsentation af dig selv er mere end rigeligt for publikum. Du er i fuld gang med at kede dem. Medmindre du hører til den gruppe af præsentatører som har et naturligt anlæg for at fange folks opmærksomhed. Glæd dig i så fald over det, det er ikke så mange beskåret.

Det er tidsfornemmelsen der er farlig - eller manglen på samme
Specielt hvis du ikke har indøvet din præsentation af dig selv og ved at den tager nøjagtig 4,5 minut. Så fyr den af og glæd dig til at komme til emnet. Men begynder du at fortælle om dig selv og let fortaber dig i detaljer, kan din præsentation vare 10-15 minutter og den tid mangler nu i din egentlige præsentation.
Hvorfor advarer jeg nu så kraftigt om dette forhold? Jo, fordi starten på din fremtræden er så afgørende for hvordan dit publikum vil tage imod din præsentation, dit indlæg, din tale, de skal acceptere dig. Det er den første forudsætning for at få lydhørhed. Hvis publikum oplever dig som en der praler, taler utydeligt, ikke har øjenkontakt, læser op fra et manuskript, eller på anden måde ikke udviser respekt for tilhørerne, så straffer de dig gennem manglende engagement. Det kan et publikum udvise på mange måder. Ved at læse, arbejde med pc, tale med sidemanden, læse sms-beskeder, eller simpelthen gå på toilettet. Og allerbedst ved hjælp af kropssproget. Tilbagelænet i stolen, hænderne over kors, gaber ind imellem, kikker ud af vinduet. Nej, de første 5 minutter skal du have publikum frem i sædet, lyttende og gerne gørende notater og der skal du fastholde dem den næste lille halve times tid. For nu er der tid til en lille pause eller en dialog med sidemanden.
Dit arbejde med at gøre dine første 5 minutter effektive er lykkedes, du er i fuld gang med at gennemføre en succesrig præsentation.

Præsentationen af dig selv og din virksomhed kan du med fordel udvikle og træne så den efterhånden sidder på rygmarven. Du skal blot tilpasse den situationen og løbende redigere den for ændringer eller tilføjelser i takt med de forandringer som vi alle er en del af. At udvikle en sådan præsentation er at lære sig selv at kende og finde de ting frem om dig selv som kan tegne en god og ægte profil af din personlighed.