Hybridmødet har åbenlyst fordele, men du bør også være opmærksom på faldgruberne samt de krav, som denne mødeform stiller til både teknologi og mødeledelse.
Fordele ved hybridmøder
Der er en del fordele ved hybridmøder, og der er både tid og penge at spare. Trods geografisk afstand kan alle deltage i samme møde i realtid, og du sparer rejserelaterede udgifter som flybilletter og hotel samt naturligvis rejsetid. Med færre fysiske deltagere sparer du også på den reducerede forplejning, lokalestørrelse osv.
Tiden har arbejdet for os, så mange har allerede vænnet sig til hybridformatet, og det er blevet en naturlig samarbejdsform, som vi tyer til, fordi det bare er nemt, hurtigt og relativt ukompliceret.
Andre fordele er, at:
- når nogle deltager online, er der færre deltagere i det fysiske møde, og det er derfor lettere at holde corona-sikker afstand mellem deltagerne
- i åbningsfasen, hvor alle endnu ikke er vendt tilbage til arbejdspladsen, kan hybridmøderne sikre, at arbejdet kan forsætte ufortrødent – også selvom nogle medarbejdere stadig arbejder hjemmefra.
Faldgruber ved hybridmøder
Trods de åbenlyse fordele ved hybridmøder stiller de store krav til både mødeleder og -deltager. Hybridmøder indeholder en indbygget skævhed, fordi deltagerne ikke har ens forudsætninger for at kunne deltage i mødet.
De fysiske mødedeltagere har den naturlige fordel, at de bedre kan aflæse kropssprog, mimik og subtile tilkendegivelser, der kan være svære at aflæse for den, der sidder bag en skærm eller ”ligger på bordet” og deltager via telefon. Der er også risiko for, at folk kan misforstå? de budskaber, der normalt er båret af intonation og kropssprog, som ironi og humor, fordi vi normalt aflæser disse, når vi sidder over for hinanden, og de finere nuancer nemt går tabt.
At deltage online, mens de øvrige mødedeltagere er fysisk sammen, kan opleves som værende endnu mere distancerende end et møde, hvor alle deltager virtuelt – på lige fod. Man kan således hurtigt føle sig afkoblet fra den dialog, stemning og dynamik, der kører mellem de fysisk tilstedeværende mødedeltagere, og det kan være svært at følge med.
Hvis man føler, at man bare er ”med på en lytter”, så er der risiko for, at folk ikke tager ejerskab for mødets indhold eller for de beslutninger, der træffes. Og så er det selvfølgeligt en udfordring at holde koncentrationen især over lange møder, hvis man kun har skærmen at holde sig til. ”Zoom-træthed” er vist et af de nye ord fra de sidste år, som mange af os kan relatere til.
Endeligt er hjemmearbejderen jo altid i risiko for udfald i billede eller lyd, knas med forbindelsen og selvfølgelig hele det arsenal af distraktioner og lyde, et hjemmekontor kan byde på, hvis der er kæledyr, der larmer, børn, ”der er fææærdige”, bedst som lyden lige går rent igennem, postbude, der ringer på, og ægtefæller, der skramler med kaffemaskinen eller sidder i egne møder.
Tekniske krav til gode hybridmøder
Med Zoom, Teams, Google Meet, Skype og andet findes der efterhånden virkelig gode teknologiske løsninger, hvor fx kvaliteten af billede og lyd, muligheder for break-out rooms og deling af filer kan danne grundlag for hybridmøder af virkelig høj kvalitet. Uanset hvilket system du bruger, skal det kunne håndtere input fra flere deltagere.
Andre gode råd til de tekniske krav er:
- I skal først og fremmest have en stabil internetforbindelse i begge ender.
- Sørg for, at de fysiske deltagere sidder i et lokale, hvor der er faciliteterne til et virtuelt møde, så alle kan se og høre hinanden tydeligt gennem lydanlæg, kamera og storskærm eller lærred.
- Lav evt. online break-out rooms, hvor mindre grupper kan mødes virtuelt, hvor mødelederen eller anden beslutningstager fx kan lytte med og facilitere processen.
Mødeledelse af hybridmøder
Som hybridmødeleder er du lidt på overarbejde, for du skal både holde fokus på både det, der foregår i det virtuelle rum og i det fysiske rum. Der vil givetvis være samtaler, som du ikke kan følge med i, og det kan være svært ved at vurdere, om deltagerne er på afveje i deres indbyrdes dialog. Du kan derfor med fordel være en lidt ”skrap” mødeleder, der slår hårdt ned på forstyrrende småsnak og holder folk på sporet.
Som mødeleder kan du også:
- sikre, at folk har nemmere ved at orientere sig ved at udsende information om mødets formål, indhold og form inden mødet
- gå stramt frem efter jeres dagsorden og hjælpe folk med at navigere i, hvor langt I er kommet ved tydeligt at åbne, ordne og lukke mødets enkelte punkter
- inddrage alle deltagerne, så både de fysiske og online deltagere aktivt deltager
- markere inden mødet for de fysiske deltagere, at nu er der møde ved at bruge et mødelokale – at de skal rejse sig og bevæge sig fysisk over i mødelokalet sikrer et mentalt skifte
- bede alle deltager om at prioritere mødet, så folk ikke sidder og arbejder videre undervejs med et halvt øje på mødet og et halvt øje på opgaverne – det bliver man bare skeløjet af.
Mange systemer gør det desuden nemt at lave optagelse af mødet, som efterfølgende kan bruges som digitalt referat
