Med mere effektivitet på arbejdet kan man få mere livskvalitet og større jobglæde på færre arbejdstimer, for manglende jobglæde og effektivitet kan, ifølge Pernille Garde Abildgaard, skyldes forstyrrelser og tidsrøvere i løbet af en arbejdsdag. Pernille er forfatter til bøgerne ”Fokus giver frihed” og ”Manden der knuste kalenderen for at gøre sine medarbejdere lykkelige”, som handler om, hvordan virksomheden IIH Nordic overgik til en 4-dages arbejdsuge og praksissen bag.
Få styr på forstyrrelser og tidsrøvere
Det helt store element i at få mere jobglæde er, ifølge Pernille, at få styr på forstyrrelserne og tidsrøverne, så vi kan være effektive på arbejde. Når vi bliver forstyrrede og hele tiden skifter mellem forskellige arbejdsopgaver, kommer vi aldrig i bund eller bliver færdige med en arbejdsopgave. Udover forstyrrelser er tidsrøvere en stor årsag til, at vi ikke kan være effektive, og tidsrøvere finder vi fx i de mange møder, der afholdes. Men det er ikke bare at knipse med fingrene for at skabe mere uforstyrret arbejdsro og færre møder.
At skabe et arbejdsmiljø med færre forstyrrelser og mere tid til at få noget fra hånden, så alle får højere jobglæde, kræver en indsats. I virksomheden IIH, der er overgået til en 4-dages arbejdsuge (og samtidig har øget indtjeningen), gik der tid fra beslutningen var taget, og til virksomheden faktisk kunne holde lukket om fredagen.
Pernille arbejder som konsulent for en række virksomheder, der ønsker at styrke både den personlige og kollektive effektivitet og jobglæde, og hun holder foredrag og workshops om området. Hendes råd til konkret optimering, der fører til mere jobglæde, er:
- Få et fælles mindset om effektivitet.
- Få styr på forstyrrelserne.
- Få styr på møderne.
- Find ud af, hvornår på dagen du arbejder bedst.
Ikke alle virksomheder har et ønske om eller mulighed for en 4-dages-arbejdsuge, men der er god evidens for, at glade medarbejdere er mere engagerede. Endvidere viser erfaringen fra blandt andet IIH Nordic, at kortere arbejdstid skaber større effektivitet.
Et fælles mindset er udgangspunktet
For at en afdeling på en arbejdsplads – eller hele arbejdspladsen – kan blive mere effektiv, skal der være en fælles aftale om, at I vil det. Det fælles mindset er udgangspunktet for, at I lykkes med at blive mere effektive og dermed opnå mere jobglæde. Ifølge Pernille skal I som afdeling:
- aftale fælles regler, men det er dit ansvar som leder at gå forrest.
- huske, at det tager tid at ændre vaner.
Hvordan får man styr på forstyrrelser?
Forstyrrelser nedsætter din effektivitet og gør, at arbejdsopgaven tager længere tid. Forstyrrelser er alt det, der bringer dig ud af dit flow, og som betyder, at du skal bruge tid på at komme tilbage til der, hvor du slap. Det kan fx være, at arbejdstelefonen ringer, mens du skriver en rapport, at en kollega spørger dig om noget, at en e-mail tikker ind, at du får notifikationer fra Facebook eller breaking news op på din mobiltelefon. Fordi du ikke kan lade være med at tage telefonen, tjekke mailen eller se, hvad notifikation går ud på, bliver du forstyrret, og forskningen har klarlagt, at det tager adskillige minutter fra hver forstyrrelse, til du igen er tilbage i flow.
Løsningen på en arbejdsplads kan således være, at du som leder finder ud af, hvordan du og dine medarbejdere kan få ’arbejdsro’ i en travl hverdag og aftaler nogle ’spilleregler’.
Hvordan få man styr på møderne?
Møder er en anden tidsrøver, der gør, at du ikke kan være effektiv. Virksomheder med mange eller lange møder bør stramme op, så møderne bliver effektive og ikke længere end nødvendigt. Du har sikkert også siddet i møder, der den ene uge har 8 dagsordenpunkter og tager den afsatte time, og når der ugen efter er 12 dagsordenpunkter, tager det også den afsatte time. Det indikerer, at det er den bookede mødetid snarere end indholdet på mødet, der definerer indholdet/kvaliteten af mødet. Og mødetiden kan man ændre på. Ved at korte standardmødetiden ned, tvinges man til at være mere effektiv.
Desuden kan man overveje, hvornår det giver mening at have møder – er det én dag om ugen, alle møder afholdes? Kun om eftermiddagen, fordi de flestes hjerner er skarpest om formiddagen? Skal I stå op i stedet for at sidde i et mødelokale? Skal det møde overhovedet holdes som et møde?
Endelig er det vigtigt med en dagsorden for mødet, at aftale om der skal tages beslutningsreferat fra mødet – og hvem der gør det – samt at sikre, at der bliver fulgt op på mødets beslutninger.
Løsningen på en arbejdsplads kan således være at ændre længden på standardmødeindkaldelsen til fx 20 i stedet for 30 minutter og 45 i stedet for 60; aftale hvordan I holder møder (Eftermiddag? Kun visse dage?) og at have en fast skabelon for agendaen, der sikrer konkret forventningsafstemning i forhold til mødedeltagernes forberedelse og opfølgning.
Find ud af, hvornår du arbejder bedst
Som en overligger over de to konkrete råd ligger en anbefaling fra Pernille om at finde ud af, hvornår du arbejder bedst. For nogle mennesker er hjernen mest frisk om morgenen eller formiddagen, for andre er det om aftenen eller natten, når der er ro på, og mørket har en fordybende effekt. Ved at du gør dig nogle overvejelser om, hvornår du arbejder bedst, har du mulighed at tilrettelægge dit arbejde, så du er mest effektiv.
Hvis du er en morgenlærke, kan du lægge dine krævende arbejdsopgaver fra morgenstunden. Book dig selv i din kalender, sæt telefonen på svarer eller lydløs, læg mobilen væk, og luk din mail eller sæt dig et andet sted hen. Og arbejd så effektivt. De fleste kan koncentrere sig effektivt i 25-45 minutter ad gangen, hvorefter de har brug for en pause.
Når du har arbejdet effektivt med dine nødvendige pauser i en samlet periode på fx 2 eller 3 sessions, slår du igen telefonen til eller sætter lyden på, tjekker mobilen og tjekker mailen eller sætter dig tilbage på din plads.
