Du sender for mange e-mails - send en video i stedet



Klumme: De fleste ledere sender alt for mange mails. Det er blevet en vane, men det skader kommunikationen, for andre kanaler kan være meget mere effektive.

Frederik Lindhart
Computer World


Du sender for mange mails. Så enkelt kan det siges.

Men det betyder ikke, at du skal stoppe helt med at skrive dem. Det skal du blive ved med i det omfang, det giver mening for dig.

Spørgsmålet er dog, om det altid giver mest mening at sende en mail, når du har noget, du gerne vil ud med?

Det var et ledende spørgsmål, og svaret er selvfølgelig nej.

Mails er blevet standard for, hvordan vi kommunikerer på en computer, og det på trods af, at mails langt fra altid er det mest velvalgte medie.

Det er ligesom tasteturet QWERTY, der er blevet standard, også selvom det ikke er det hurtigste at taste på.

Tasteturet kan vi måske lade blive, som det er, men det er på tide skrue ned for e-mails og op for alle de andre alternativer.

For meget er sket, siden den første e-mail blev sendt i 1971.

Flere kanaler = bedre kommunikation og ledelse

I en digitaliseret verden, hvor mere og mere ledelse og kommunikation er medieret, må man som leder tænke bredere end blot mails, når det kommer til at vælge kanal.

For selvom du mestrer mail-kommunikationen til fulde, er der mange andre kanaler at vælge imellem.

Hvis du kender til dem og deres fordele og ulemper, kender du også dig selv og dine muligheder bedre som digital leder og kommunikatør.

Vi og vores troværdighed bliver i allerhøjeste grad bedømt på vores kommunikation - på den måde vi udtrykker os.

Hvis man derfor vil kommunikere og lede digitalt, så man sikrer den største kontrol med det indtryk, man efterlader hos modtageren, medarbejderen eller kunden, må man altså kende de digitale medier, man har til rådighed.

Sådan en know-how kan være med til at mindske forskellen mellem face-to-face kommunikation og digital kommunikation og samtidig styrke dit mandat som leder og kommunikatør.

Hvilken kanal?

Kanalerne kan noget forskelligt - det kommer alt sammen an på formål, modtager og omstændigheder.

Det afgørende er at kunne spille på flere strenge og at kunne levere de rette ord til rette tid og på den rette måde.

For derved viser du også et mere fuldent billede af dig som leder og kommunikatør - og som menneske.

Her kommer en kort gennemgang af de hyppigst brugte kommunikationskanaler:

E-mail

En mail er kort sagt god til information.

Hvis du for eksempel har talt med én via telefonen, kan mail være den helt rette kanal til at følge op og konfirmere det aftalte.

Det kan også være fint med en mail, hvis der er dokumenter, slideshows eller anden information i forbindelse med et møde.

Mails er dårlige til dialog, og der er stor risiko for misforståelser.

Det har at gøre med, at mails ofte læses mere negativt, end de var tænkt.

Hvis du derfor skal vende eller drøfte noget med nogen, så begynd altid i en anden kanal, og brug så e-mailen til at samle op.

Videoklip

At filme sig selv og sende det til andre kan være fremmed for mange.

Når det er sagt, er videoklip ekstremt effektive, fordi de hverken tager meget tid at lave eller afkode.

Og du vil sikkert blive overrasket over, hvor meget du kan nå at sige i løbet af to minutter.

Udover at være ekstremt effektive er videoklip også gode, fordi de viser dig i lyd og billede.

Det giver dig en mulighed for at vise mere af dig over for dine medarbejdere eller kolleger.

Hvis de på samme måde svarer via video, kan det være med til at bygge en stærkere relation, end hvis I bare kommunikerede via e-mail.

Telefonopkald

Telefonopkald er en særdeles god måde at være i kontakt med andre alene fordi, det er noget, vi er vant til.

Hvor video kan være fremmed, er telefonen anderledes velkendt. På den måde kan telefonen i vidt omfang erstatte face-to-face samtalen.

Det er dog vigtigt at huske det visuelle, fordi det bibringer flere nuancer.

Videomøde

Mange oplever videomødet som fremmed.

En af grundene til det er, at mange går ind til et videomøde med forventningerne (bevidst som ubevidst) om, at det er det samme som et almindeligt face-to-face møde.

Det er det ikke. Og det skal man vide.

Men ved man det, og forstår man at handle på baggrund deraf, så kan videomødet blive et centralt element i din ledelse og kommunikation.

SoMe

Sociale medier er en undervurderet platform i organisatorisk sammenhæng.

Mange synes måske, at det er at blande privat- og arbejdsliv for meget.

Men faktum er, at en Facebook-gruppe for teamet eller afdelingen kan være en unik platform at udøve digital ledelse og kommunikation.

Der er gode muligheder for at styrke de interne relationer, som kan vise sig altafgørende, når man leder på distancen.

Hvad skal jeg vælge?

Det er svært at svare på, hvad du skal vælge hvornår. Og ovenstående gennemgang er også kun overfladisk.

Men til at begynde med er det afgørende, at du overvejer brugen af dine kanaler, når du kommunikerer.

Det kan endog være en god idé at lave en strategi, hvor du mere systematisk overvejer, hvornår du vil gøre brug af hvilke kanaler.

For ved at bruge hele paletten af kommunikationskanaler kan du potentielt få ligeså mange både faglige og personlige nuancer med som i normal face-to-face kommunikation.

Ligesom du tilmed kan spare ressourcer, fordi du ikke skal bruge unødvendig tid på at skrive lange mails og på at udrede misforståelser.

Publiceret 2016-08-15


Seneste artikler

Sådan undgår du at dit pilotprojekt ender i en katastrofe
Klumme: Store it-investeringer havner nogle gange i et dødvande, og her kommer ideen om et pilotprojekt tit på banen. Men det kan føre til en katastrofe. Se her, hvordan du bør gribe opgaven an.
Indrykket 21. november på Informationsteknologi
Måske den vigtigste person i it-afdelingen netop nu: Derfor er enterprise arkitekten i så høj kurs
Enterprise arkitekterne er helt afgørende for mange virksomheder netop i disse tider, hvor digital transformation er et nøgleord
Indrykket 14. november på Informationsteknologi
Hurra for de mange nye it-studerende - men den vigtige del af opgaven ligger (stadig) hos de danske it-virksomheder
Computerworld mener: Det vælter ind med nye studerende på it-uddannelserne. Men skal de unge en dag blive de it-specialister, som vi mangler, så kræver det, at også it-branchen rykker.
Indrykket 7. november på Informationsteknologi
Indrykket 31. oktober på Informationsteknologi
Der er grund til bekymring over Danmarks plads på vigtig it-rangliste
ComputerViews: Det går bedre for Danmark på den globale it-rangliste fra World Economic Forum, hvor vi nu indtager 11. pladsen. Alligevel er der grund til bekymring.
Indrykket 24. oktober på Informationsteknologi
Annonce:
Jobindex Kurser
Cookies på Jobindex

Vi bruger cookies til trafikmåling og til optimering af hjemmesidens indhold. Der gemmes cookies fra Jobindex og fra vores samarbejdspartnere. Ved at klikke videre på hjemmesiden accepterer du vores brug af cookies. Læs mere om vores cookies.