OnboardingRekruttering

Guide: 6 tips til den perfekte on­bo­ar­ding

For nye medarbejdere er motivationen høj i starten. Det kan du benytte dig af til hurtigt at få kandidaten ind i virksomheden. Vi har samlet 6 tips til den perfekte onboardingproces.

Oversigt over de 6 tips

  1. Tænk onboarding som en forlængelse af rekrutteringsprocessen
  2. Få en god overlevering fra rekrutteringsprocessen for at kunne møde forventningerne
  3. Kommunikér internt og eksternt
  4. Gi’ løbende feedback til den nyansatte
  5. Inviter til, at den nyansatte bruger sin friske øjne og giver sin mening til kende
  6. Inspiration: Skab stolthed over ansættelsen fra starten

1. Tænk onboarding som en forlængelse af rekrutteringsprocessen

Naturligvis kan onboarding se forskelligt ud mellem personalekategorier, selv inden for den samme virksomhed. Men det bør altid være en god oplevelse for den nyansatte, for det skaber grundlaget for en god start. Derfor er det en god idé at tænke onboarding ind som en forlængelse af rekrutteringsprocessen. Så sikrer du kontinuitet for kandidaten, og du risikerer ikke, at nogen pludselig glemmer deres ansvar i processen.

2. Få en god overlevering

I nogle virksomheder er ansættende leder kun en lille del af rekrutteringsprocessen. For at kandidaten skal opleve en sømløs overgang fra kandidat til ansat, skal du sikre dig en god overlevering fra HR – især hvis rekrutteringsprocessen er gennemført med personer, som ikke bagefter skal have noget med den nye medarbejder at gøre. Hvis der fx er blevet lovet noget særligt inden for opgaver, udviklingsmuligheder eller lavpraktiske ting som den nyeste mobiltelefon, og det ikke finder sted, kan du være stensikker på, at motivationen hurtigt daler hos den nyansatte.

3. Kommunikér internt og eksternt

Det er ikke kun kandidaten, du skal tænke på. Husk, at dine medarbejdere også får en ny kollega. Sørg derfor for at opdatere dem om, hvornår jeres nyeste medarbejder starter. Samtidig sikrer du, at den nyansatte på sin første dag får følelsen af at være velkommen og ikke risikerer at møde en gruppe kollegaer, der ikke vidste han eller hun skulle starte den dag.

Til kandidaten:

  1. Send en mail til medarbejderen 3-7 dage efter underskriften. Tak for rekrutteringsprocessen og byd velkommen igen.
  2. Følg op en uge efter med ny info – fx et link til jeres personalehåndbog, hvis den er opdateret, et videoklip om jeres produkter, om jeres virksomhed eller noget tredje.
  3. Ugen efter dette kan du maile om første arbejdsdag, hvilket tidspunkt og hvor personen skal møde op. Hvis personen skal medbringe kontonummer til lønudbetaling eller papirer for at blive oprettet i diverse systemer, kan du bede personen forberede dette.
  4. Et par dage før første arbejdsdag kan du bekræfte dato og tid og understrege, hvor meget I glæder jer til at personen starter.

Internt i virksomheden:

  1. Send info rundt til eksisterende medarbejdere med navn og startdato på den nye medarbejder.
  2. Sørg for, at ansættende leder, eller en udpeget substitut, står klar til at tage imod på første arbejdsdag.
  3. Sørg evt. for at afdelingen mødes første dag til morgenmad, frokost eller kaffepause for at byde velkommen.
  4. Mange virksomheden bestiller også en buket blomster til den nye.
  5. Udpeg en mentor/buddy, som har ansvar for både formel og uformel integrering, herunder tager den nye med til pauser, frokost, etc.
  6. Sikr dig, at der er adgangsnøgler/koder parat samt at der er en arbejdsstation/skab parat – få aftalt med IT, hvis medarbejderen skal have en pc, telefon samt adgangskoder til interne drev, så det er klar.
  7. Udarbejd en plan for introduktion af medarbejderen. Skal man oplæres i systemer, rutiner eller vises rundt i diverse afdelinger? Saml det i en oversigt og læg den fysisk på medarbejderens plads, så han/hun ved hvad og hvornår. Men tænk over, hvilke aktiviteter, du udvælger. De skal ha’ et formål og ikke blot være intro-aktiviteter for aktivitetens skyld - eller noget, du hastigt kaster sammen under tidspres som en kopi af den sidste, du lavede.

4. Løbende feedback til den nye medarbejder

En god start på det nye job starter med god trivsel, og trivsel på arbejde er, at du ved, hvad der forventes af dig. Derfor er statussamtaler en rigtig god start for den nye medarbejder. I nogle virksomheder er onboardingprocessen desuden så lang som 12 måneder eller længere, og her spiller feedback en afgørende rolle for, at medarbejderen fortsat føler sig taget vel hånd om – også langt ud over de berygtede 90 dage. Vi foreslår, at du som minimum holder statussamtaler:

Efter 1 måned – Her kan I tage en reel status. Måske er det gået, som I forventede, måske er medarbejderen kommet skævt fra start. Uanset om din virksomhed har en feedbackkultur eller er mere konfliktsky, er det godt med et formelt, planlagt tidspunkt for at afklare, om der er noget, der skal rettes op eller ind på. Hvis I allerede har defineret KPI’er for medarbejderen, er det en god ide at tale om dem på dette møde.

Efter 3 måneder – På dette tidspunkt er der mange, der tager en samtale, fordi prøvetiden udløber og det giver en naturlig anledning.

5. Invitér til indflydelse fra dag 1

At kunne skabe resultater giver arbejdstrivsel, men det kan være svært lige i starten af et nyt job. Derfor kan det give trivsel hos den nye, at du udtrykker, at du gerne vil høre hans eller hendes mening. På den måde kan den nyansatte yde indflydelse ved at se på det hele udefra og med friske øjne. Her kan du samtidig få værdifuld input til forbedringer oven i at medarbejderen oplever, at hans/hendes mening tæller.

6. Inspiration: Brug jeres egne produkter til at motivere med

Når nogle farmaceutiske virksomheder får nye medarbejdere, lader de medarbejderne møde en patient, der fortæller hvordan produkterne har gjort en forskel i patientens liv. Det er en enkel måde at skabe tilknytning og en følelse af formål. Måske er det noget, der kan lade sig gøre i din virksomhed? Eller måske kan du på en anden måde give den nye medarbejder er følelse af, at hans/hendes arbejde faktisk betyder noget?