Karriere

Er indbakken er fyldt med andres vigtigste opgaver. Her er 6 gode råd

Indbakken er fyldt med andres vigtigste opgaver: Her er seks veje til at holde fokus på dit arbejde

Klumme: En e-mail haster aldrig for alvor. Nogen skal nok råbe højt, hvis bygningen brænder - der kommer ikke en mail om det. Alligevel opfører vi os stadig, som om at besvare mail er den vigtigste arbejdsopgave i verden.

Af Jon Kjær Nielsen, ComputerWorld

Kan du huske det? Hvordan al kommunikation foregik via brev og fastnettelefon. Sådan var det indtil sidst i 1990'erne.

I dag sender vi e-mails, der når frem øjeblikkeligt, og uanset hvor vi er, har vi adgang til vores indbakke og arkiver. På intet tidspunkt - stort set - er vi uden for rækkevidde.

Den digitale revolution har været en kæmpe fordel, ingen tvivl om det. Meget er nemmere på grund af de korte og hurtige kommunikationsveje.

Men den nye teknologi er også en byrde. Hvor vi tidligere modtog input i forudsigelige mængder og på rimeligt faste tidspunkter, så vælter informationsstrømmen nu ind over digerne.

Hvor vi før var nødt til at holde fri, fordi vi ikke havde arbejdet ved hånden, er der nu altid lige noget, vi kan gøre. Det er meget forståeligt, at mange har svært at ved at håndtere det, for hvis man altid er på, hvornår har man så egentligt fri?

Ingen regler for brug af e-mail

Brugen af e-mail kan sammenlignes med det vilde vesten. Lovløshed præger dagens orden, og hver person synes at have sine egne regler.

Til trods for, at vi nu har haft e-mail i vores hverdag i et par årtier (selv startede jeg 2. september 1996, da universitetet gav mig en mailadresse), så findes der stadig ingen fælles regler og konventioner for brugen.

Skoleelever bruger nu e-mail fra en tidlig alder, men stadig uden at de lærer regler for korrekt eller hensigtsmæssig brug.

Lav dine egne regler

Indtil vi får udviklet nogle brugbare, fælles løsninger, foreslår jeg, at du benytter følgende regler for at sikre din egen overlevelse.

Jeg har i flere år brugt disse råd i mine effektivitetsforedrag, og tilbagemeldingerne går på, at selv om det er simpelt, så er det også en udfordring at følge rådene, for vi kæmper med indgroede (dårlige) vaner.

Men når det lykkes, kan de dog gøre en stor forskel i hverdagen. Here goes:

  1. Luk mailprogrammet
    Dette er meget afgørende, hvis du vil reducere tidsrøveriet og flakkende koncentration. Åben kun programmet når du skal sende noget, og læs kun e-mails, når du har besluttet, at nu er det den aktivitet, du udfører. Alternativt kan du gå offline eller slå det automatiske check fra, så ny mail ikke hentes, før du selv beder om det.

  2. Slå alle pop-ups og notifikationer fra - også på din telefon
    Du må IKKE få et "ping" hver gang, der er mail - det er noget af det mest forstyrrende og stressende.

    Jeg ved det - du har hørt det før.
    Men hvorfor er det så de færreste, der tager det alvorligt? Hvad er du bange for? Forstå, sådan helt fundamentalt, at en e-mail aldrig haster - sådan rigtigt. Nogen skal nok råbe højt, hvis bygningen brænder - der kommer ikke en mail om det.

  3. Tjek mails på bestemt tidspunkter
    Betragt det at læse og besvare mails som en særskilt handling på dagens to do-liste - ikke som noget, du skal læse hele tiden. Hver gang, du liiige skal kigge i indbakken, afbryder du det, du havde gang i, og den mentale omkostning er større, end du tror. Afsæt derfor et bestemt tidspunkt til at læse mails - ikke hele tiden.

    I artiklen, Pas på: Det koster kassen at forstyrre en programmør, kan man læse mere om hvordan forstyrrelser, som f.eks. mails, kan blive en meget dyr affære for en virksomhed.

  4. Lav dagens to do-liste, før du læser mails
    For at din dag skal give mest mulig værdi, så skal du bruge den på dine vigtigste opgaver. Dem finder du ikke i din indbakke - der finder du højest antydninger af andre menneskers vigtigste opgaver. "Dette haster helt vildt, kan du ikke lige...".

    Det giver ind imellem mening at hjælpe andre med deres opgaver, men ikke altid, og ikke på bekostning af dine egne vigtigste prioriteter. Lav derfor din to do-liste for dagen, inden du ser, hvad andre mener, du også skal bruge tid på.

  5. Læs mails færdige, og gør noget ved dem
    Jeg har selv været rigtig slem til lige at skimme mine mails, uden at gøre noget ved det. Det tilfredsstiller nysgerrigheden, men tiden er 100 procent spildt.

    Senere skal man nemlig på den igen og læse og agere på mailen. Læs derfor først en mail, når du har tid til også at reagere på den, og gør så sagen færdig.

    Du åbner jo heller ikke dine fysiske breve for lige at lure, inden du lægger dem tilbage til postkassen til senere.

  6. Drop mailen efter fyraften
    Du er ikke en bedre medarbejder, fordi du læser og besvarer mails om aftenen. Tværtimod er du i gang med at begrænse din restitution og slide på dine relationer til familie og venner.

    Jeg ved ikke, om du kan huske det, men du har faktisk skrevet under på, at virksomheden eller kunden betaler dig penge for, at du møder frisk op og gør en god indsats.

    Hvis du har brugt aftenen og weekenden på at arbejde, og du derfor ikke er ladet op om formiddagen, overholder du ikke din del af aftalen.

    Brug fritiden på at pleje krop og sjæl, og mød så frisk og glad op på arbejde. Det er veldokumenteret, at en ugentligt arbejdstid på 60 timer fører til et samlet output, der er lavere end ved 40 timers arbejde.

    Den er god nok - du når ikke mere, fordi du arbejder hver aften. Mere om dette en anden god gang.

Det var de seks enkle veje til at bruge mindre tid på e-mail. Hver især er det meget enkle, men alligevel oplever jeg, at de kan være svære at implementere.

Hvad er dine erfaringer her? Har du udviklet en god rutine, så tiden ikke forsvinder i indbakken? Eller påstår du stadig hårdnakket at det ikke kan lade sig gøre, fordi det er for vigtigt, fordi du er nødt til at svare straks, fordi...? Del gerne dine erfaringer på vores Facebook