Du er tryg med Jobindex

Med os er du sikker på, at data er i sikre hænder. Hos Jobindex gør vi meget ud af at passe på persondata, og du kan være sikker på, at data er tryg hos os.

Sikker databehandling med Jobindex QuickApply
Udover at du lettere kan levere god employer branding, er et online ansøgningssystem en uvurderlig hjælp til at sikre, at persondataforordningen bliver overholdt. Håndteringen af data er nem, sikker og lettilgængelig for rekrutteringen, når du bruger Jobindex QuickApply.
Her på siden kan du se de mest gængse spørgsmål og svar om brugen af Jobindex QuickApply-systemet.

FAQ

Kan vi uploade ansøgninger i Jobindex QuickApply-systemet, der er modtaget på e-mail?

Du kan på nuværende tidspunkt ikke uploade ansøgninger modtaget via e-mail til systemet, så du må bede kandidaten om at genindsende ansøgningen via ansøgningslinket i annoncen.

Det er vigtigt, at kandidaten aktivt giver sin accept af persondatabehandlingen, og det kan ikke registreres på tilfredsstillende vis, hvis ansøgning sendes via e-mail.

Vi arbejder på at gøre det muligt for dig at uploade ansøgninger modtaget uden om Jobindex QuickApply og samtidig indhente kandidatens accept for dermed at sikre, at databehandlingen ikke sker, før kandidaten har afgivet samtykke. Vi forventer at være klar med den systemopdatering i løbet af sommeren 2018.

Hvor længe gemmer Jobindex CV’er og ansøgninger modtaget gennem Jobindex QuickApply?

Jobindex gemmer ansøgningsdokumenter i 1 år efter sagens afslutning. Er der tale om en rekruttering, der hører under svensk lovgivning, gemmer vi ansøgningsdokumenterne i 2 år i henhold til klageretten i den svenske diskriminationslov.

Du har adgang til CV’er og ansøgninger, imens jobannoncen er online på jobindex.dk og derefter i 90 dage efter ansøgningsfristen på annoncen.

Hvor blev kandidaten af?/Der mangler en ansøgning i systemet?

Der kan være sket én af to ting. Enten har kandidaten trukket sin ansøgning tilbage, eller også har kandidaten anmodet om at få data om sig slettet.

Kandidater kan til enhver tid vælge at slette den ansøgning, de har indsendt. Dermed vil ansøgningen blive fjernet fra systemet. Det samme gælder, hvis en kandidat kontakter Jobindex med en såkaldt sletteanmodning. Databeskyttelsesforordningen giver alle retten til at blive glemt, og det betyder, at samtlige oplysninger om kandidaten skal slettes.

Må jeg udtrække og gemme CV og ansøgning for den kandidat, vi ansætter?

Ja, du må gerne gemme ansøgningsdokumenterne for den person, I vælger at ansætte. Har du kopieret/downloadet oplysninger for andre kandidater, anbefaler vi, at du sletter oplysningerne. Vælger du at gemme oplysningerne, er du selvstændigt dataansvarlig for data, og du skal derfor efterleve den gældende lovgivning. Det betyder, at du skal sikre, at du har en lovlig grund til at gemme oplysningerne, og om du fx skal have kandidatens samtykke. Læs eventuelt mere i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder.

Må jeg dele mit login til Jobindex QuickApply-systemet med mine kolleger?

Af sikkerhedsmæssige årsager bør du ikke dele dit login med andre. Vi anbefaler, at der tildeles individuel adgang til de kollegaer, der skal ind over rekrutteringen.

Du kan selv give kolleger adgang til Jobindex QuickApply under menupunktet "Administrer adgang".

Hvis den person, du ønsker at tilføje, ikke fremgår af listen, kontakt Jobindex på support@jobindex.dk eller telefon 38 32 33 55.

Må jeg e-maile udvalgte CV’er samt ansøgninger til kolleger?

Vi anbefaler, at du IKKE downloader data fra Jobindex QuickApply og deler det via e-mail. I Jobindex QuickApply har vi i stedet lavet en funktion, der på en sikker måde giver dig mulighed for at dele en ansøgning med en kollega - uden at kollegaen behøver logge ind i Jobindex QuickApply-systemet.

Funktionen "Del valgte ansøgninger per e-mail" sender en e-mail med link til kandidatens ansøgningsdokumenter, og linket udløber automatisk.

Overholder vi GDPR 100 %, når vi benytter Jobindex QuickApply?

Nej, desværre. Et online ansøgningssystem alene kan ikke overholde GDPR 100 %. Fordi data (fx ansøgning og CV) kan trækkes ud af systemet, bør enhver virksomhed i tillæg sikre sig med en persondatapolitik, som medarbejdere efterlever.

Derudover er det generelt en god idé, at medarbejdere IKKE gemmer dokumenterne lokalt, printer vedhæftninger, kopierer informationer til andre dokumenter mv.

Hvordan efterlever I databeskyttelsesforordningen og de registreredes rettigheder?

Vi har opdateret vores betingelser og privatlivspolitik, så begge dele lever op til lovkrav og retningslinjer. I "Betingelser og privatlivspolitik" fortæller vi kandidaten, hvem vi videregiver oplysningerne til, hvornår oplysningerne slettes, og kandidatens ret til indsigt og sletning. I vores ansøgningssystem oplyser vi på selve ansøgningsformularen om formålet med databehandlingen, og kandidaten giver samtykke til behandling af personoplysninger.

Internt har Jobindex klare procedurer for, hvordan vi håndterer de registreredes rettigheder, efterkommer de lovmæssige krav samt opdaterer vores systemer, så vi hurtigt fx kan give indsigt eller slette personoplysninger.

Hvad gør Jobindex for at sikre data?

Jobindex har iværksat en række sikkerhedsforanstaltninger for at beskytte personoplysningers fortrolighed, tilgængelighed og integritet. Vi fører blandt andet en log over hvem, der set kandidaternes ansøgninger samt hvilke personoplysninger, der har været adgang til. Du kan læse mere i vores informationssikkerhedspolitik her.

Publiceret 2018-05-15


Cookies på Jobindex

Vi bruger cookies til statistik og til at gøre hjemmesiden mere brugervenlig. Der sættes cookies fra Jobindex og fra vores samarbejdspartnere. Klikker du videre på siden, accepterer du, at der sættes cookies til disse formål. Læs mere her om vores brug af cookies, herunder hvordan du fravælger brugen af cookies.