Du er tryg med Jobindex

Med os er du sikker på, at data er i sikre hænder. Hos Jobindex gør vi meget ud af at passe på persondata, og du kan være sikker på, at data er tryg hos os.

Vi passer godt på kandidaternes og dine data
Når vi får data fra kandidater og virksomheder i forbindelse med en rekruttering, har vi et ansvar for at passe på det. Det er et ansvar, vi altid har taget seriøst - data er en del vores DNA. Vi behandler naturligvis personoplysninger i overensstemmelse med reglerne i Persondataloven og fra 25. maj 2018 databeskyttelsesforordningen.
Her på siden kan du se, hvordan dine og kandidaternes data er sikret hos os, når vi samarbejder om en rekruttering.

FAQ

Kan vi uploade ansøgninger i Jobindex QuickApply-systemet, der er modtaget på e-mail?

Jobindex kan på nuværende tidspunkt ikke uploade ansøgninger til ansøgningssystemet, så du må bede kandidaten om at genindsende ansøgningen via ansøgningslinket i annoncen.

Det er vigtigt, at kandidaten aktivt giver sin accept af persondatabehandlingen, og det kan ikke registreres på tilfredsstillende vis, hvis kandidaten sender ansøgningen via e-mail.

Vi arbejder på at gøre det muligt for dig at uploade ansøgninger modtaget uden om Jobindex’ ansøgningssystem og samtidig indhente kandidatens accept for dermed at sikre, at databehandlingen ikke sker, før kandidaten har afgivet samtykke. Vi forventer at være klar med den systemopdatering i løbet af sommeren 2018.

Hvor længe gemmer Jobindex CV’er og ansøgninger i min SemiSearch/kandidatadministration?

Jobindex gemmer ansøgningsdokumenter i 1 år efter sagens afslutning. Er der tale om en rekruttering, der hører under svensk lovgivning, så gemmer vi ansøgningsdokumenterne i 2 år i henhold til klageretten i den svenske diskriminationslov.

Du har adgang til CV’er og ansøgninger, imens jobannoncen er online under rekrutteringsprocessen. Når din rekruttering afsluttes, har du ikke længere adgang til kandidaterne.

Hvor blev kandidaten af?/Der mangler en ansøgning i systemet?

Der kan være sket én af to ting. Enten har kandidaten trukket sin ansøgning tilbage, eller også har kandidaten anmodet om at få data om sig slettet.

Kandidater kan til enhver tid vælge at slette den ansøgning, de har indsendt. Dermed vil ansøgningen blive fjernet fra systemet. Det samme gælder, hvis en kandidat kontakter Jobindex med en såkaldt sletteanmodning. Databeskyttelsesforordningen giver alle retten til at blive glemt, og det betyder, at samtlige oplysninger om kandidaten skal slettes.

Må jeg udtrække og gemme CV og ansøgning for den kandidat, vi ansætter?

Ja, du må gerne gemme ansøgningsdokumenterne for den person, I vælger at ansætte. Har du kopieret/downloadet oplysninger for andre kandidater, anbefaler vi, at du sletter oplysningerne. Vælger du at gemme oplysningerne, er du selvstændigt dataansvarlig for data, og du skal derfor efterleve den gældende lovgivning. Det betyder, at du skal sikre, at du har en lovlig grund til at gemme oplysningerne, og om du fx skal have kandidatens samtykke. Læs eventuelt mere i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder.

Må jeg dele mit login med kolleger, som er i ansættelsesudvalg med mig?

Af sikkerhedsmæssige årsager bør du ikke dele dit login med andre. Vi anbefaler, at ansættelsesudvalget tildeles hver sin individuelle adgang, og vi klarer det let for dig. Send navn og e-mailadresse på de personer, der skal have adgang til din rekrutteringskonsulent i Jobindex.

Hvordan efterlever I databeskyttelsesforordningen og de registreredes rettigheder?

Vi har opdateret vores betingelser og privatlivspolitik, så begge dele lever op til lovkrav og retningslinjer. I "Betingelser og privatlivspolitik" fortæller vi kandidaten, hvem vi videregiver oplysningerne til, hvornår oplysningerne slettes, og kandidatens ret til indsigt og sletning. I vores ansøgningssystem oplyser vi på selve ansøgningsformularen om formålet med databehandlingen, og kandidaten giver samtykke til behandling af personoplysninger.

Internt har Jobindex klare procedurer for, hvordan vi håndterer de registreredes rettigheder, efterkommer de lovmæssige krav samt opdaterer vores systemer, så vi hurtigt fx kan give indsigt eller slette personoplysninger.

Hvad gør Jobindex for at sikre data?

Jobindex har iværksat en række sikkerhedsforanstaltninger for at beskytte personoplysningers fortrolighed, tilgængelighed og integritet. Vi fører blandt andet en log over hvem, der set kandidaternes ansøgninger samt hvilke personoplysninger, der har været adgang til. Du kan læse mere i vores informationssikkerhedspolitik her.

Publiceret 2018-05-15


Cookies på Jobindex

Vi bruger cookies til statistik og til at gøre hjemmesiden mere brugervenlig. Der sættes cookies fra Jobindex og fra vores samarbejdspartnere. Klikker du videre på siden, accepterer du, at der sættes cookies til disse formål. Læs mere her om vores brug af cookies, herunder hvordan du fravælger brugen af cookies.