Udviklingsorienteret driftssekretær til ejendomsservice og hverdagsdemokrati

Kom med i en spændende strategisk og organisatorisk udvikling i Boligforeningen VIBO og hjælp os med at gøre vores ejendomsservice og hverdagsdemokrati endnu stærkere!

Vi søger en super sej driftssekretær til at styrke vores lille team af driftschefer ”ude fra og ind”, og medvirke til at udvikle vores nye sekretariatsbistand i afdelingen ejendomsservice og hverdagsdemokrati.

Din hverdag hos os

Arbejdet i en boligforening er mangesidet. Den ene dag udsender vi materiale til afdelingsmøder i vores afdelinger, den næste forbereder vi måske et udvalgsmøde eller en konference - og så ringer telefonen lige og en ejendomsmester skal have lidt teknisk hjælp i et IT-system.

I stillingen som driftssekretær vil du få en unik indsigt i både det lokale administrative arbejde på et eller flere ejendomskontorer – tæt på de personer som bor i VIBO - samtidigt vil du få udviklingsorienterede opgaver i samarbejde med vores administration i hovedkontoret. Du vil på den måde skulle tilføre nye kræfter og et udviklingsorienteret blik på vores driftsopgaver og procedurer både ”ude og inde”, med fokus på at vi sammen gør vores ejendomsservice og beboerkommunikation endnu bedre.

Derfor vil din hverdag veksle mellem både at være en støtte til udviklingsopgaver og administrative funktioner i vores hovedkontor i indre by i København og andre dage fysisk være til stede og bistå driftsledere på et områdekontor. Denne dobbelte rolle er afgørende for at vi kan få udviklet både vores ”back og front-end”-funktioner og forene VIBOs nye strategiske målsætninger med konkrete handlinger.

Eksempler på opgaver du kommer til at løse hos os:

• Tæt teamarbejde omkring driftssekretariatsopgaver, ledelsesadministrativ støtte mv.
• Støtte til vores driftschefer og ejendomsmestre i både lokale og tværgående sager
• Registrering og vedligeholdelse af oplysninger i vores beboer-system (UNIK)
• Konkret sagsbehandling og håndtering af beboerklagenævnssager for fraflytninger
• Forberedelse af møder, dagsordener og elektronisk udsendelse af materiale
• Medvirkning til udvikling og implementering af nye beboerservicefunktioner og kommunikationsværktøjer, i tæt samarbejde med kolleger både ude og inde.
• Skriftlig kommunikation fx referatskrivning, modernisering af husordener og procedurer og opgavebeskrivelser mfl.

Dine kompetencer

Vi søger en dygtig administrativ blæksprutte med sans for detaljer, men også med evnen til at foreslå nye og effektive måder at løse manuelt administrativt arbejde på. Det kan være en fordel, at du har erfaring fra den almene boligsektor, men det kan vi også lære dig. Så vi hører gerne fra dig, hvis du har andre erfaringer, som matcher vores ønsker.

Vi kunne godt tænke os at du mestrer flere af følgende kompetencer:

• Struktureret og kan skabe overblik og systematisk tilgang til dine opgaver og se værdien for ”den fælles opgave”
• Trives i en hverdag med til tider stramme deadlines og ting som kommer ”ind fra højre” og formår at bevare ro og fremdrift i opgaver og sager
• Erfaring med at understøtte administrative funktioner i et mindre driftssekretariat og evne til både at servicere ledere og medarbejdere, samtidig med at du kan udfordre ”plejer”
• Nysgerrig og med flair for IT-systemer (vi bruger bl.a. UNIK, WPS, iSyn mfl.), og måske kendskab til AI og nye digitale værktøjer, som kan lette vores hverdag
• God til kundeservice og evnen til at skabe tryghed for beboere i at ”vi har sagen”
• Kan gøre dig umage og sikre høj kvalitet i opgaveløsningen
• Forandringsparat og motiveres af udvikling og kan se dig selv bidrage aktivt til det vi i VIBO kalder ”hverdagsdemokrati” – som er vores fælles evne til at motivere vores medlemmer til at tale konstruktivt sammen, og skabe attraktive hjem i fællesskab
• Åben og kommunikerende og kan bidrage til fælles løsninger på opgaverne, og går både fagligt og socialt til din dagligdag, med et positivt sind og højt humør.
• Trives i et politisk styret miljø med mange interessenter og forskellige perspektiver

Om os

Ejendomsservice og hverdagsdemokrati er en de 4 afdelinger i Boligforeningen VIBOs nye organisation. Vi arbejder med klassisk ejendoms- og beboerservice og er ca. 55 medarbejdere fordelt på 9 ejendomskontorer, som dækker vores 70 boligafdelinger beliggende på Sjælland.

Vi skal i løbet af efteråret i gang med en omorganisering, hvor du også vil få en aktiv brobygger-rolle og komme til at indgå i stærke arbejdsfællesskaber med gode kolleger og samarbejdsrelationer både i vores beboerdemokrati og med VIBOs øvrige afdelinger.

Dine nærmeste kolleger bliver vores 5 driftschefer og 2 driftssekretærer, og du vil også blive knyttet op på et tæt samarbejde med et par af vores ejendomskontorer (i begyndelsen på Frederiksberg og i Valby) hvor du vil få en særlig rolle for støtten af vores driftschef driftsleder for området.

Vi tilbyder ordentlige vilkår og goder, der gør din hverdag lettere:

• Fuldtidsansættelse på 37 timer inkl. frokost
• Mulighed for fleksibilitet i arbejdsdage/og hjemmearbejde efter aftale
• Ansættelsesvilkår og løn i henhold til overenskomsten mellem Dansk Erhverv og HK
• Attraktiv pensionsordning, sundhedsforsikring og 3 % i ferietillæg
• Mulighed for frokost, frugtordning og adgang til medarbejderrabatter gennem LogBuy
• Aktiv kunstforening og sociale arrangementer året rundt
• Højt humør, god kontor-energi og hjælpsomme kolleger

Sådan kommer du med videre

Vil du vide mere om stillingen kan du kontakte Chef for ejendomsservice og hverdagsdemokrati Stefan Lildal-Schrøder på tlf. 2949 4997, eller driftssekretær Pia Mortensen på 3342 0023.

Hvis stillingen er noget for dig, så tøv ikke med at sende din ansøgning og CV til os ved at klikke på “Ansøg”. Vi skal kunne ”mærke dig” i din ansøgning og giv gerne lidt eksempler på hvordan du går til forskellige relevante opgavetyper, og gør din forskel gældende i det daglige.

Vi glæder os meget til at høre fra og vi forventer at kalde kvalificerede ansøgere til samtale løbende. Ansøgningsfrist torsdag den 2. juli 2026.

Tiltrædelse snarest muligt og senest 1. september 2026.

Om VIBO

Boligforeningen VIBO ejer og udlejer omkring 6.000 almene lejeboliger i København og Nordsjælland. De fleste findes i etagebyggerier med grønne fællesarealer men vi har også rækkehuse med egne haver, og tæt på skov og strand. Vi har ældreboliger og ungdomsboliger, boliger med et enkelt værelse og boliger med fem værelser. Vi har kort sagt en bred vifte af lejemål til rådighed med plads til alle typer mennesker og behov.

Vores hovedkontor ligger i Sankt Peders Stræde i København K, hvor vi sidder ca. 40 medarbejdere. Desuden er vi ca. 80 medarbejdere ude i vores 68 boligafdelinger.

Se mere på www.vibo.dk, https://www.instagram.com/boligforeningenvibo og på LinkedIn.

Se VIBOs værdier Boligforeningen VIBO som arbejdsplads

Jobbet søges via QuickApply på Jobindex.