Sekretariatskoordinator med økonomiforståelse
Derfor har vi brug for en koordinator, der kan gribe, fordele og følge op på forvaltningens sekretariatsopgaver. Da det er en nyoprettet stilling, kommer vi til, sammen med dig, at tilpasse opgaver og snitflader.
Forvaltningens sekretariatsopgaver bliver varetaget af syv medarbejdere og to elever, der samtidig hver især har opgaver i de afdelinger, de er ansat i. Sekretariatsopgaverne handler om alt fra økonomistyring, bogføring og sekretærarbejde for chefer og direktør til klargøring af politiske dagsordener, telefonservice, modtagelse af gæster og implementering af nye systemer.
Samtidig kommer der hele tiden nye projekter og opgaver til, som skal udvikles og løses i samspil på tværs af kommunen. Vi er nemlig optaget af som kommune at blive bedre til at finde løsninger på tværs.
Sekretariatet sikrer struktur og stabilitet på en skude, der altid er i høj sø. Derfor har vi brug for en koordinator, der kan holde overblikket og fordele de fælles sekretariatsopgaver, være indgangen for nye opgaver og fastholde det velfungerende og imødekommende team på tværs af afdelinger. Det bliver en væsentlig opgave at kunne planlægge og kommunikere implementering af nye systemer, arbejdsgange og tiltag – samt følge op.
Sekretariatskoordinatoren vil udover den koordinerende funktion have egen opgaveportefølje i det daglige. Det er særligt vigtigt, at du kan tage økonomiopgaver – både i forbindelse med større projekter og den løbende drift.
Der er ikke personaleledelse i stillingen, men du bliver koordinator af en opgaveportefølje. Det er en rolle der kræver stærke menneskelige egenskaber og evnen til at bevare roen, når noget er udfordrende eller svært. Du skal både være i tæt dialog med ledelsen og kommunikere naturligt med teamet, så de rette personer altid er inddraget og klædt på i tide. Du vil referere til Erhvervs- og Uddannelseschefen, der også har ansvaret for sekretariatsopgaverne.
Rettesnoren for vores arbejde er forvaltningens virksomhedsgrundlag (bilag) samt kommunens fælles serviceforståelse for erhvervsområdet (bilag). Vi siger mere ’vi’ end ’jeg’. Vi smiler det meste af tiden, er ambitiøse og praler gennem handling og resultater i stedet for at lade det blive ved snak.
Dine opgaver vil blandt andet være
- At gribe og fordele nye sekretariatsopgaver
- At have løbende overblik over sekretariatsopgaver og koordinere dem
- At være tovholder på implementering af nye systemer og arbejdsgange – herunder kommunikation, oplæring og opfølgning
- At løse konkrete opgaver som fx økonomifunktioner og klargøring af dagsordener til politiske udvalg
Vi forventer, at du
- Har erfaring med økonomistyring og bogføring
- Har gode menneskelige egenskaber og værdier
- Er en dygtig kommunikator i både skrift og tale
- Er struktureret
- Har flair for IT og interesse i udvikling af nye systemer
- Kan trives i en kompleks og travl hverdag uden at blive frustreret
- Har let til smil og grin
- Sætter en ære i at yde god service
Organisatorisk placering
Du vil blive en del af afdelingen Erhverv og Uddannelse men skal betjene og samarbejde med hele forvaltningen By, Erhverv og Kultur. Det er en forvaltning med et ambitiøst og sprudlende miljø, hvor vi bruger hinanden til faglig sparring, og hvor vi har kollegial omsorg for hinanden. Det skal være rart at gå på arbejde – og der skal være plads til gode grin og menneskeligt samvær. Vi tror på, at der også skal være rum til alt det ”udenom”, hvis vi skal være gode sammen.
Forvaltningen dækker i øvrigt områderne Plan, Kultur & Fritid, Borgerservice samt Biblioteket. Vi er stolte af vores sammenhold på tværs, og vi samarbejder og hjælper hinanden hver eneste dag med stort og småt.
Løn- og ansættelsesvilkår
Der er tale om en fast stilling på 37 timer med opstart 1. september 2025 – eventuelt tidligere.
Lønindplacering sker efter principperne i Ny løn og efter aftale mellem kommunen og den forhandlingsberettigede organisation.
Yderligere oplysninger
Har du spørgsmål til stillingen, er du velkommen til at kontakte erhvervs- og uddannelseschef Morten Stamm Mikkelsen på telefon 28 15 96 44.
Ansøgningsfrist
9. juni 2025.
Vi forventer at indkalde til samtaler den 12. juni. 1. samtalerunde er den 17. juni, mens evt. 2. samtalerunde er den 23. juni. Der vil mellem 1. og 2. samtale blive lavet en HBDI-profil på dig. Du skal forvente at afsætte ca. 45 minutter til besvarelse af et digitalt spørgeskema samt ca. 1 time til telefonisk gennemgang af din profil.
BILAG
Skriv venligst i din ansøgning at du fandt jobbet på Jobindex
