Sekretariatsleder, KOLO Nordic

Vi søger en stærk administrativ profil, der vil være med til at udvikle og professionalisere en organisation i vækst. Du er skarp på struktur, drift og systematik – og motiveres af at sætte dine kompetencer i spil i en sag med reel betydning. Hos os bliver du en central del af en organisation, der styrker Ukraine gennem handlekraft, samarbejde og ansvar.

Om KOLO Nordic

KOLO Nordic arbejder for at støtte Ukraine i landets kamp for frihed – navnet “KOLO” betyder cirkel på ukrainsk. KOLO fokuserer på at levere humanitær bistand til Ukraine, bl.a. via en række samarbejdspartnere i landet. KOLO udgør en platform for frivillighed i forhold til at hjælpe Ukraine – danskere hjælper ukrainere, der hvor der er mulighed og behov. KOLO Nordic har opnået en central rolle og et stort netværk i både Danmark og Ukraine. KOLO Nordic er gået fra at være en gruppe ildsjæle, der handlede hurtigt og intuitivt, til at være en organisation med mange projekter, mange frivillige, mange donorer – og et voksende ansvar.

Stillingsformål

Du træder ind i et lille nystartet sekretariat med korte beslutningsveje og høj grad af samarbejde, hvor du skal være med til at udvikle strukturer, arbejdsgange og organisering i tæt samspil med forperson og øvrige nøglepersoner. Som sekretariatsleder hos KOLO Nordic vil du sikre en professionel og effektiv drift af organisationens sekretariat og frivilligplatform ud fra den strategiske retning lagt af bestyrelsen.

Praktiske forhold

• Deltidsstilling (15–20 timer ugentligt).
• Arbejdssted i enten Aarhus eller København – med mulighed for hjemmearbejde.
• Fleksible arbejdstider med aftalte faste tilgængelighedstidspunkter.
• KOLO Nordic har aktuelt ikke fast kontor; arbejdet foregår fleksibelt, og der vil løbende være fysiske møder i Aarhus og/eller København.

Ansvarsområder

Professionalisering af organisationen

• Du udvikler og implementerer effektive arbejdsgange, processer og organisatoriske strukturer.
• Du forventes at være nysgerrig på og drivende i at undersøge, teste og implementere AI-baserede løsninger, så sekretariatets arbejdsgange løbende moderniseres og fremtidssikres.
• Du sikrer solid økonomistyring, bogholderi, regnskab og rapportering i samarbejde med den økonomisansvarlige.
• Du sikrer, at KOLO Nordic overholder sikkerheds-, data- og compliance-krav.
• Du sikrer en klar og velfungerende kommunikation og mødestruktur på tværs af bestyrelse, sekretariat og projektgrupper ved at indkalde til møder, udarbejde referater, følge op på beslutninger og sikre, at information flyder rettidigt og korrekt mellem grupperne.

Frivillighedsplatform

• Du sikrer, at frivilligplatformen i KOLO styrkes og videreudvikles gennem rekruttering, onboarding, motivation og fastholdelse.
• Du skaber rammer, ledelse og værktøjer for frivillige, så de effektivt kan bidrage motiveret til KOLOs mission og arbejde.

Ledelse og opgavefordeling

• Du leder sekretariatets medarbejdere og/eller frivillige i drift og projekter.
• Du prioriterer opgaver, fordeler ansvar og følger op på fremdrift.
• Du kultiverer en samarbejdsorienteret og motiverende kultur i arbejdet.

Repræsentation og kommunikation

• Du understøtter organisationens eksterne repræsentation af KOLO.
• Du styrker, koordineret med forpersonen, organisationens eksterne kommunikation – presse, oplæg, partnerskaber, medlemmer – og sikrer at KOLOs fortælling formidles klart.
• Du bidrager til at øge KOLOs synlighed og forståelse i offentligheden.

Hvad tilbyder vi dig?

• En nøglerolle i en organisation i en afgørende udviklingsfase – hvor du får reel indflydelse på struktur, kultur og retning.
• Mulighed for at forme og professionalisere en organisation, der allerede har stærk legitimitet og et engageret netværk.
• Et meningsfuldt arbejde med direkte betydning for Ukraine og Europas fremtid.
• Stor grad af selvstændighed og ansvar.
• Indblik i og deltagelse i internationalt samarbejde, humanitær logistik og civilsamfundets rolle i krisetider.
• En arbejdsplads båret af engagement, værdier og handlekraft.
• En mulighed for at være med dér, hvor historien skrives – og hvor civilsamfundets indsats gør en konkret forskel.

Faglige kompetencer

• Erfaring med ledelse i NGO, forening eller projektorganisation.
• Administrative og organisatoriske stærke kompetencer.
• Økonomistyring og fundraisingerfaring.
• Erfaring med frivillige og projektledelse.
• Gode kommunikationsevner.

Personlige kompetencer

• Struktureret, selvstændig og initiativrig.
• Empatisk, motiverende og god til samarbejde med sans for at skabe gode rammer for organisationens og de frivilliges præstationer.
• Kan tænke strategisk og handle operationelt.
• Motivation for at arbejde i en værdibaseret organisation med internationalt udsyn.

Sekretariatet

Sekretariatet er det administrative centrum i KOLO Nordic og sikrer, at organisationens drift, økonomi og formelle rammer er velfungerende og på plads. Det understøtter bestyrelse, projektgrupper og frivillige med struktur, overblik og systematik. Samtidig skaber sekretariatet sammenhængskraft på tværs af organisationen ved at sikre klar kommunikation og koordination. Sekretariatet er bindeleddet, der forbinder strategi, drift og frivillig indsats i en voksende organisation.

Sekretariatets hovedopgaver

• Administration og økonomi
• Logistik og Ukraine-relateret dokumentation
• Medlemspleje og netværk
• Fundraising og donorrelationer
• Partnerskaber og events
• Projektledelse og erfaringsopsamling

Ansøgning og tiltrædelse hurtigst muligt - Ansøgning via "Ansøg"

Spørgsmål: Andreas Foss andreas@kolonordic.dk +45 50 52 41 42

Jobbet søges via QuickApply på Jobindex.