Kontoransvarlig & Personlig Assistent

Vil du være omdrejningspunktet for driften af et kontor i vækst? Vi søger en Office Manager med stærke administrative og organisatoriske kompetencer, som kan tage ansvar for at skabe en velfungerende og professionel hverdag for vores medarbejdere – både i forhold til kontordrift, kontraktforhandlinger, onboarding, compliance og samarbejdet med vores leverandører. Du refererer direkte til Managing Director (MD) og har en central rolle i driften af kontoret.

I rollen vil der desuden indgå opgaver som personlig assistent (PA) for vores MD. Det indebærer fortrolig støtte i det daglige med koordinering, mødeplanlægning og ad hoc-opgaver.

Om os

Aceve er en softwarevirksomhed, der tilbyder cloud-baserede løsninger til håndværkere – herunder indkøbs-, tids- og projektstyringssystemer. Vi er markedsledende inden for vores branche og er en del af svenske Aceve Group. Vi har nu været i vores nye, flotte kontor på Østerbro i et år – og vi er i fortsat vækst. Derfor har vi brug for en Office Manager, der kan tage ansvaret for, at alt på kontoret kører gnidningsfrit, så vores medarbejdere kan fokusere på deres arbejde.

Din rolle – et bredt og selvstændigt ansvar

Som Office Manager får du en central funktion med ansvar for hele kontorets drift. Du får en bred palette af opgaver, der blandt andet inkluderer:

• Facilitere kontormiljøet – sørge for, at vi har de rette rammer og en velfungerende arbejdsplads (fx onboarding, arbejdspladser, seating, planlægning af kontorplads, flytninger og arrangementer)
• Bidrage til håndtering af sundhed, sikkerhed og arbejdsmiljø – assistere AMO med opgaver relateret til compliance og sikre, at kontoret lever op til høje standarder for trivsel, sikkerhed og arbejdsmiljø
• Daglig kontordrift – herunder bestilling af kontorartikler, opfyldning af køkkenet, koordinering af rengøring og vedligeholdelse, fejlfinding på tekniske problemer (i samarbejde med IT) og håndtering af gaver ved jubilæer og særlige lejligheder
• Onboarding af nye medarbejdere – forberede arbejdspladser, velkomstpakker og sikre en god start på kontoret
• Planlægning af sociale aktiviteter og events – fx fredagsbarer, firmafester og teambuilding

Dertil kommer PA-opgaver som:

• Kalenderstyring og mødebooking for MD
• Forberedelse af møder, dagsordener og præsentationer
• Koordinering af interne og eksterne aftaler, rejser og arrangementer
• Diverse ad hoc-opgaver, som kræver høj diskretion og fortrolighed

Hvem er du?

Vi søger en struktureret og driftssikker Office Manager, der kan tage ansvar og trives med at have mange bolde i luften. Du:

• Har erfaring med administrative opgaver og kontordrift – fx fra en rolle som Office Assistant, Office Coordinator eller en anden administrativ funktion, hvor du har arbejdet med forskellige opgaver og været med til at skabe struktur og overblik
• Er proaktiv, selvstændig og formår at prioritere og strukturere dine opgaver effektivt
• Har stærke kommunikationsevner – både på dansk og engelsk
• Er serviceminded og har en positiv energi, som bidrager til en god stemning på kontoret
• Har et naturligt flair for at støtte ledelsen med fortrolige og praktiske opgaver (erfaring med PA-arbejde er en fordel, men ikke et krav)

Vi tilbyder:

• En central rolle i en vækstvirksomhed med kort vej til beslutninger
• Pensions- og sundhedsordning
• Fastansættelse på minimum 30 timer/uge under Funktionærloven
• Lækker frokostordning
• En uformel, social og imødekommende arbejdsplads

Praktisk:

Opstart fra begyndelsen af juli, hvor du vil få en grundig overlevering fra vores nuværende Office Manager. Arbejdstiden er kl. 7:30–15:00, og fysisk tilstedeværelse på kontoret er en forudsætning.

About Aceve

Aceve is an equal opportunity employer. We celebrate diversity and are committed to creating an inclusive environment for all employees. Our selection process is conducted continuously and without discrimination, ensuring an equal opportunity for all candidates.

Aceve is in business to back the builders of society. With over 500 employees, close to 1 billion SEK in revenue and extensive experience in the field, we combine tradition and tech to provide a pioneering platform that helps our customers to achieve more.

Jobbet søges via QuickApply på Jobindex.