Er du vores nye servicemindede provstisekretær?

Sekretariatsfællesskabet i Holbæk og Lejre provstier søger provstisekretær

Har du interesse for Folkekirken, og kan du arbejde selvstændigt, samarbejdsminded og systematisk med administrative opgaver, så har vi brug for dig som vores nye provstisekretær.

Holbæk og Lejre Provsti har etableret et fælles sekretariat for begge provstier. Holbæk Provsti indgår med 24 sogne i Holbæk kommune og Lejre Provsti med 17 sogne i Lejre kommune. Det fælles sekretariat har til formål at fremme kirkens liv og vækst og skabe gode arbejdsvilkår for menighedsråd, præster og øvrige ansatte. Vi arbejder i en flad struktur og tilstræber høj arbejdsglæde gennem et tillidsbaseret samarbejde med respekt for hinandens fagligheder og ansvarsområder.

Det bliver din primære opgave at være den blæksprutte, der samler trådene i Holbæk provstiadministrations arbejde. Du vil få kontakt med mange forskellige mennesker i forbindelse med sagsfremstilling, sagsbehandling og rådgivning.

Som provstisekretær vil du betjene det politisk valgte provstiudvalg, hvis hovedopgaver er at administrere provstiets økonomiske midler og det at føre tilsyn med menighedsrådene, kirker, andre bygninger og kirkegårde. Derudover har vi i vores fælles sekretariat stærkt fokus på servicefunktioner med rådgivning, så det bliver lettere at være medlem i et menighedsråd.

Du skal primært arbejde med sagsbehandling og udvalgsbetjening for Holbæk Provsti, men du kommer til at arbejde sammen med vores anden provstisekretær, der har fokus på Lejre provsti. Vi tilstræber at administrere efter fælles principper og målsætninger, så I kan afløse hinanden ved fravær. Desuden kommer du til at arbejde sammen med vores økonomiansvarlige provstisekretær for begge provstier, en fælles sekretær med øvrige administrative og praktiske opgaver samt vores provstikonsulent, som også koordinerer sekretariatet, en bygnings- og en HR-konsulent – og selvfølgelig med provsterne.

Dit arbejdssted bliver provstiernes udviklingscenter, hvor der også er placeret tre konsulenter, der hjælper præsterne med undervisning af konfirmander og øvrigt arbejde med børn og unge i sognene samt tre konsulenter, der arbejder for skole-kirketjenesten.

Dine opgaver

Betjening af provstiudvalg

• Udarbejde dagsordenerne til provstiudvalgsmøder med alle de input, der giver udvalget det bedste grundlag for at træffe dets beslutninger
• Du er ansvarlig for opfølgningen på de beslutninger, provstiudvalget træffer
• Du bliver tovholder på projekter, der er besluttet af provstiudvalg, som involverer f.eks. præster og menighedsrådsmedlemmer fra sognene i samarbejde med provstikonsulenten

Administrativ sagsbehandling

• Du har det overordne ansvar for den administrative sagsbehandling i Holbæk provsti
• Du er ansvarlig for Holbæk provstis journaliseringssystem
• Du styrer provstiets fælles kalendersystem
• Du har, sammen med vores økonomiansvarlige provstisekretær, ansvaret for arbejdet med anmodninger om aktindsigt

Byggesager

• Du tilrettelægger de lovpligtige syn og samler trådene for bygningskonsulentens virke
• Du er ansvarlig for den administrative behandling af anlægssager som renoveringer, projekter med nybyggeri og vedligeholdsarbejder i samarbejde med bygningskonsulenten og den økonomiansvarlige provstisekretær

Økonomiopgaver

• Du står for bogføringen af provstiets egne bilag med reference til den økonomiansvarlige

Vi forventer, at du

• har en lang eller mellemlang videregående uddannelse, gerne inden for offentlig forvaltning
• har minimum tre års erhvervserfaring og gerne erfaring med betjening af et politisk råd/udvalg
• er fagligt dygtig, selvstændig og kan håndtere og prioritere mellem mange forskellige opgaver
• fungerer i – og kan facilitere – samarbejde mellem mange forskellige samarbejdspartnere
• arbejder struktureret og vedholdende ved både planlægning og udførelse af opgaver
• er omhyggelig, samvittighedsfuld og pålidelig
• besidder politisk tæft og formår at give et balanceret konstruktivt medspil og modspil
• besidder stærke sociale og kommunikative evner både i skrift og tale
• er serviceminded, venlig og imødekommende
• aktivt vælger at arbejde i folkekirken og har fokus på folkekirkens liv og vækst

Vi tilbyder

• en attraktiv og spændende arbejdsplads i en lille organisation med mange forskelligartede opgaver, hvor der er gode muligheder for at få indflydelse og sætte sit præg på arbejdsdagen
• et spændende arbejdsfelt med tilknytning til både lokalt valgte menighedsrådsmedlemmer, præster, ansatte og frivillige i folkekirken
• stor selvstændighed i arbejdets tilrettelæggelse og gensidig fleksibilitet
• gode vilkår for samarbejde i udviklingscenteret, med provstiudvalgene og provsterne
• en dynamisk og åben arbejdsplads i en flad struktur med højt til loftet

Ansættelsesvilkår

Vi byder dig velkommen i vores hyggelige og lyse lokaler i Holbæk Provsti på Hellestrupvej 38, 4390 Vipperød. Fællessekretariatet omfatter fire faste kollegaer og er samtidig en spændende arbejdsplads med både et udviklingscenter samt en række konsulenter for menighedsrådene og præsterne.

Arbejdstid er fortrinsvis inden for almindelig arbejdstid. I gennemsnit 2 til 3 gange pr. måned må påregnes møder sen eftermiddag eller aften på hverdage. I sjældne tilfælde forudsættes deltagelse i aktiviteter på lørdage samt søn- og helligdage.

Stillingen er en fuldtidsstilling på 37 timer pr. uge, og løn og ansættelsesvilkår følger Fællesoverenskomsten indgået mellem Finansministeriet og Offentligt Ansattes Organisationer på det statslige område (OAO-S Fællesoverenskomst), samt Organisationsaftalen indgået mellem Finansministeriet og HK/Stat for kontorfunktionærer, laboranter, IT-medarbejdere i Folkekirken. Du kan finde overenskomsten på www.folkekirkenspersonale.dk

Det er muligt at forhandle et personligt pensionsgivende tillæg på baggrund af en konkret vurdering af tidligere arbejdsmæssige erfaringer og kvalifikationer mv. set i relation til stillingen.

Der er 3 måneders prøvetid.

Vil du vide mere om stillingen?

Yderligere oplysninger om stillingen kan fås hos provst Detlef von Holst, tlf. 9282 9574, mail: dvh@km.dk eller provstikonsulent Michael Riis, tlf. 9215 1590, mail: mor@km.dk.

Du kan læse mere om provstiets rolle i Folkekirkens organisation her.

Har du spørgsmål til rekrutteringsprocessen, er du velkommen til at kontakte vores rekrutteringspartner Charlotte Sommer Madsen hos HRperformance på telefon 2286 0213. Enhver henvendelse vil blive behandlet fortroligt. Ansøgningen skal være os i hænde senest søndag d. 29. juni 2025. Tiltrædelse snarest – gerne 1. august 2025.

Ansøgning og relevante eksamensbeviser sendes til HRperformance på e-mail: info@hrperformance.dk. med overskriften ”Provstisekretær”. Samtalerne finder løbende sted.