Onboarding

Er din on­bo­ar­ding noget, nye me­d­ar­bej­der bliver på eller siger op på?

Onboarding kan være afgørende for, om en medarbejder siger op efter 3 måneder, ifølge ekspert på området Christian Harpelund. Derfor er god onboarding en af nøglerne til jobglæde.

Christian Harpelund har beskæftiget sig med onboarding siden 2016, senest som konsulentdirektør i virksomheden Onboarding Group. Christian ved, at onboarding kan være afgørende for, om nye medarbejdere siger op i løbet af den første kritiske periode eller ej. Onboarding handler om at tage hånd om de praktiske spørgsmål, den nyansatte har – ’Hvor er der parkeringspladser?’,’ Hvor får jeg frokost?’, ’Hvordan finder jeg S-drevet?’ – og den information er vigtig. Men den gode onboarding byder også ind med at tage hånd om flere nuancer af følelser, som bliver relevante og vigtige for den nye medarbejder på forskellige tidspunkter.

”Langt de fleste medarbejdere, der får deres nye job, er supermotiverede og har rigtig god flyvehøjde. Spørgsmålet er, om organisationen er parat til at honorere det engagement, der kommer ind ad døren,” siger Christian.

For det at skifte job er en følelsesmæssig proces, der går fra lykke over at lande det nye job til bekymringer om at sige op i det gamle og langt videre. Onboarding strækker sig derfor, ifølge Christian Harpelund, over en længere periode end de første par uger – fx til 6 måneder – afhængigt af virksomheden. For følelserne går op og ned hos den nye medarbejder, uanset hvor dygtig en virksomhed er til at tage vare på den nye medarbejder.

”Den gode onboarding handler om at skabe en følelsesmæssig oplevelse af, at det er nemt at starte på et nyt job. Når folk stopper tidligt i et job, er det næsten altid, fordi følelsen ikke er positiv. Her er onboarding et middel til at sørge for, at folk får de følelsesmæssige oplevelser, de skal have,” siger Christian.

Han forklarer, at en ny medarbejder typisk oplever et følelsesmæssigt dyk omkring 3 måneder og omkring 9 måneder. Det er noget, han i Onboarding Group har målt på en del år.

Onboarding er også risikostyring

Hvis virksomheden har taget højde for den helt naturlige afmatning af begejstring, en medarbejder har i starten, så behøver det dyk, der kommer ved 3-månedersmilepælen ikke blive så stort, at medarbejderen siger op. For hvis der bliver taget hånd om den tvivl eller utryghed, medarbejderen oplever omkring, hvorvidt han/hun kan levere eller passer ind, der kommer omkring 3 måneder, så bliver det lidt nemmere for medarbejderen.

Det kan fx være en leder, der har planlagt et møde, sætter sig med medarbejderen og har nogle konkrete værktøjer til at komme over det komplekse og svære, i stedet for bare at stå i døren og sige ’Går det godt?’.

Dykket kan blive mindre, fordi medarbejderen hurtigere kommer over sin tvivl og bestemmer, at jobbet fortsat er noget for ham/hende. Og det er en risikostyring af den investering, det er at gennemgå en rekrutteringsproces og ansætte en ny medarbejder.

”Det er helt klart, at der pengemæssigt er en business case inden for time-to-performance og time-on-onboarding og en tydelig fastholdelsescase med god onboarding, for det får folk til at blive længere og være mere engagerede. Flere nyansatte forlader din virksomhed tidligt, når ikke deres mål, stikker ud på lavt engagement i trivselsmålingerne, hvis onboardingen halter eller mangler i virksomheden,” siger Christian.

Jobbet skal give mening

Der kan være forskel på formen af onboarding i fx en produktionsvirksomhed og en vidensvirksomhed, men ikke behovene. Et fælles behov er, ifølge Christian, at jobbet skal give mening, men der kan være forskel på, hvad ’mening’ er i de to typer virksomheder. Der kan også være forskel på, hvor nemt det er at onboarde forskellige individer. I vidensvirksomheder kan eksempelvis løn, uddannelse og køn påvirke onboardingen, mens det i produktionsvirksomheder kan være andre ting.

Christian benytter en trappe til at kortlægge niveauet i de virksomheder, han samarbejder med.

  1. Dem, der har lidt eller ingen onboarding: Kortlæg, opbyg en struktur og fyld indhold i den.
  2. Dem, der har struktur: Fokusér på kompetencer – at lederne er dygtige, at en buddy ikke bare er en buddy.
  3. Dem, der har styr på struktur og kompetencer: Få alle de administrative processer automatiseret, så onboarding ikke alene er et mindset.

Christian afslutter med et godt råd til virksomheder på alle niveauer inden for onboarding:

”Find ud af jeres niveau, og hvor parate I er, og tøv med at vælge onboarding-teknologi. Mange køber teknologiske løsninger uden at vide, hvor parate de er.”

Christians plug’n’play til god onboarding

  1. Mere end information Få onboarding til at handle om noget mere end information – få kultur, samarbejde og relationer i spil til noget, der i højere grad handler om følelser.
  2. Find den rigtige bredde Hvad er nøgleemnerne i din virksomhed, som får medarbejderne til at trives? Grundmodellen består ofte af kultur + regler, netværk + samarbejde, kompetencer + resultater. Det kan være en længere teoretisk "massage" i din organisation, men det er indsatsen værd.
  3. Skab struktur Skab en fælles onboarding-struktur, der kan fungere bredt. Fx kan en struktureret tilgang være, at der er en fælles opbygning omkring tidspunkter og emner, og lederne må selv om, hvordan de gør det, så længe alle områder og tidspunkter er med. Således kan virksomheden høste effekterne, også selv om der lokalt bliver gjort noget forskelligt.
    • Få dækket følelsesmæssige områder omkring mening, relationer og udvikling.
    • Der skal være noget til første dag, første måned, tredje måned, sjette måned.
  4. Aktivér hele organisationen Få aktiveret hele organisationen! HR er en central spiller, men du som leder og alle kollegaer skal aktiveres. Når du som leder får hele din organisation med, er det ’os alle sammen’, der tager imod – og du har flere ressourcer at arbejde med. Som leder må du ikke delegere onboardingen ud: Den er dit ansvar, men du må gerne distribuere.
  5. Onboarding skal sikres på alle niveauer I større/internationale organisationer: Sikr onboarding på alle niveauer. Hvis en kommune skal have ansat en medarbejder i en børnehave, er det vigtigt, at onboardingen dækker alle niveauer, som medarbejderen er en del af (se diagram nedenfor).
  6. Sæt mål på jeres onboarding Mål på jeres onboarding: Hvad er I gode til? Hvad har I? Hvad skal der eventuelt suppleres med?

Sikr onboarding på alle niveauer

Andre eksempler kunne være:

Sådan vurderer du, om din virksomhed har en god onboarding:

  1. Spørg ind til oplevelsen hos medarbejderne. Hvordan føler de sig integreret i kulturen? Hvor godt føler de sig hjemme i regler og processer?
  2. Spørg nøglepersoner, hvordan de vurderer det materiale, der er parat.
  3. Hvordan ser fastholdelsen ud? Se især på dem, der forlader jer før etårsjubilæet for deres ansættelse. Er tallet over brancheniveauet, er der sandsynligvis noget i jeres onboarding, I med fordel kan se på.

Onboarding på dansk

Onboarding har ikke et dansk navn. Andre udtryk, Christian hører, er ’introduktion plus’ eller ’integration plus’, men af de danske udtryk er han størst tilhænger af ’modtagekultur’.

Dårlig onboarding

I vores undersøgelse om favorisering kunne respondenterne udover at sige ja eller nej til, om de som nyansat i en virksomhed havde oplevet ikke at føle sig velkommen eller godt taget imod, også frivilligt udfylde et fritekstsvar. Det gjorde flere hundrede, og svarene inddeler sig i nogle temaer, som er:
  • Ingen introduktion, information, præsentation, modtagelse/at være uventet, manglende oplæring
  • Kollegaer havde for travlt med at passe deres eget job, stress i huset
  • Ingen pc, mobil, kontor, navneskilt
  • Hierarki, indspisthed, frygt, var uønsket, udefrosset, ingen tiltale, jalousi, blev ikke taget med til frokost
  • For forskellige baggrunde (pga. erfaring/uddannelse (især for salg og ingeniører), alder, køn, introverte/ekstroverte) eller "status" i virksomheden (især for vikarer, ufaglærte, praktikanter)
  • Grim tiltale, dårlig virksomhedskultur, hilste aldrig
  • Organisationsændring faldt sammen med opstart, fusioneret firma, modarbejdelse fra andre afdelinger

Et svar opsummerer dårlig onboarding:

”Der var hverken skrivebord, stol eller pc. Jeg skulle selv sørge for at få de rigtige adgangskoder til firmaets arbejdsportaler, uden at vide, hvad der var relevant for mig. Ingen gjorde opmærksom på firmaets rutiner, såsom fx. frokostpause, og jeg blev ikke inkluderet automatisk på maillister til fællesmøder. Ingen vidste, hvad jeg skulle arbejde med.”

40% har oplevet som nyansat i en virksomhed ikke at føle sig velkommen eller blive taget godt i mod.

Har du oplevet som nyansat i en virksomhed ikke at føle dig velkommen eller blive taget godt imod? Antal respondenter Procent
Ja 1.237 40 %
Nej 1.658 54 %
Ved ikke 163 5 %
I alt 3.058 100 %
Undersøgelsen blev gennemført i Jobindex Spørgepanel i efteråret 2019.