Sekretariatsmedarbejder til Byråds- og Direktionssekretariatet

Brænder du for politikerbetjening, dagsordensproduktion og valgafvikling? Trives du i et miljø, hvor tempoet er højt og opgaverne varierede og komplekse? Har du flair for planlægning og eksekvering, og følger du opgaver til dørs? Har du måske også interesse i AI, digitalisering og IT generelt? Så er det måske lige præcis dig, vi står og mangler.

Om jobbet
Opgaverne spænder fra de velkendte og klassiske sekretariatsfunktioner til nye og spændende udviklingsprojekter, hvor du skal sikre planlægning, fremdrift og opfølgning på samarbejdet med de mange forskellige fagligheder. Det er vigtigt, at du har talent for at se løsninger frem for begrænsninger, er dygtig til at løse store og små opgaver og udfordringer og tit flere på én gang og samtidig har et godt overblik og ved, at den gode opgaveløsning kræver flere øjne. Det er med andre ord en stilling præget af stor variation og et tæt samspil med både politikere, Direktion, ledelse og faglige miljøer, hvor du får en central rolle i at skabe sammenhæng på tværs af organisationen.

Du vil blive en del af et sekretariat med fire sekretariatsmedarbejdere, en kontorelev og en valgansvarlig. Der vil være et meget stort antal varierede og vigtige sekretariatsopgaver, masser af adhoc-opgaver, samt mødeplanlægning for og betjening af Byråd, Direktion og ledelsen. Dertil kommer betjening af interne lederfora og Aabenraa Kommunes kriseberedskab. Vi har selvfølgelig hver vores opgaver, men bidrager i høj grad til hinandens opgaveløsninger og løser hinandens opgaver under ferie og fravær.

Byråds- og Direktionssekretariatet består desuden af et juridisk team, et kommunikationsteam og et udviklingsteam. Og vi har fokus på at sætte hinandens fagligheder i spil for at sikre den gode opgaveløsning. Vi er både uhøjtidelige og topambitiøse, og det lægger vi vægt på, at du også er.
Din nærmeste leder er kontorlederen for Sekretariatet, som igen referer til sekretariatschefen for Byråds- og Direktionssekretariatet i Aabenraa Kommune.

Dine primære opgaver vil være:

• Administrative opgaver: I din stilling er fokus på byråds- og direktionsbetjening, dagsordensproduktion, mødeplanlægning, opgaver i forbindelse med valgafholdelse, økonomiopgaver og processer for aktindsigter. Har du teknisk snilde og stærke digitale kompetencer, vil der også være opgaver i den forbindelse, men det er ikke et must. Der kan komme løbende udviklingsprojekter, f.eks. inden for digitalisering.

• Kommunikation: Du udarbejder dagsordenstekster, producerer dagsordner og referater. Du udfører mindre kommunikationsopgaver, som f.eks. opdatering af hjemmeside og medarbejderportal, som er kommunens intranet.

• Mødeplanlægning: Som sekretariatsmedarbejder sørger du for at booke møder, koordinere dagsordener og sikre, at deadlines i den forbindelse afholdes. Du bestiller også forplejning og har blik for de små detaljer i forbindelse med mødeafvikling.

Om dig
Vi har store forventninger til dig. Først og fremmest har du et stærkt servicegen, er positiv og omhyggelig. Du har formentlig erfaring fra en lignende koordinerende rolle gerne fra en politisk styret organisation.

Vi forventer, at du

• har stærke evner inden for dagsordensproduktion, kalenderstyring og mødeforberedelse,
• har stærke skriftlige og mundtlige kommunikationskompetencer og evner til at formulere dig klart og korrekt,
• er serviceminded og netværksskabende både internt og eksternt,
• har lyst til en afvekslende arbejdsdag, hvor opgaverne spænder bredt,
• har evnen til at holde styr på mange opgaver og trives med uforudsigelighed,
• kan trives i en stilling, hvor du har selvstændigt ansvar, hvor opgaverne ofte skifter karakter, og hvor du selv aktivt er medspiller i forhold til, hvordan opgaverne løses,
• har stærke IT-kompetencer, herunder er rutineret bruger af M365, og
• at du personligt er udadvendt, serviceminded, selvstændig, initiativrig og robust.

Vi tilbyder

• Et alsidigt og meningsfuldt job i hjertet af den kommunale og politiske organisation.
• Et tæt samarbejde med sekretariatets erfarne medarbejdere.
• Et stærkt fagligt fællesskab, hvor der er rum til sparring og idéudvikling.
• At blive en del af et arbejdsmiljø, hvor der altid er højt til loftet og plads til en god portion humor, også når det går stærkt.

Vi har i Byråds- og Direktionssekretariatet sideløbende en borgmestersekretærstilling og en stilling som valgansvarlig opslået. Man er velkommen til også at søge disse stillinger.

Løn- og ansættelsesvilkår
Løn- og ansættelsesvilkår følger gældende overenskomst. Det ugentlige timetal er 37 timer. Stillingen ønskes besat senest 1. september 2025.
Arbejdsstedet er Aabenraa Rådhus, Skelbækvej 2, 6200 Aabenraa.

Yderligere oplysninger
Spørgsmål til stillingen rettes til kontorleder, Heidi Sand, tlf.: 7376 7959.

Ansøgning
Send din ansøgning via linket. Ansøgningsfristen er den 16. juni 2025. Der afholdes ansættelsessamtaler den 23. juni 2025 og evt. anden runde den 27. juni 2025.

I Aabenraa Kommune har vi løbende brug for nye kolleger, der kan bidrage til kommunens fortsatte udvikling.

Kommunens mission er, at vi sammen skaber Det Gode Liv.

Er du tilflytter, vil vi gerne, at du falder hurtigt og godt til. Derfor har vi en række tilbud til dig - og dem der eventuelt flytter med.