Vi passer godt på kandidaternes og dine data

Her på siden kan du se, hvordan dine og kandidaternes data er sikret hos os, når vi samarbejder om en rekruttering.

Når vi får data fra kandidater og virksomheder i forbindelse med en rekruttering, har vi et ansvar for at passe på det. Det er et ansvar, vi altid har taget seriøst - data er en del vores DNA. Vi behandler naturligvis personoplysninger i overensstemmelse med reglerne i databeskyttelsesforordningen.

Ja, det kan din tilknyttede rekrutteringskonsulent. Har du modtaget ansøgningen direkte, så skal du videresende kandidatens mail med dokumenter til rekrutteringskonsulenten. Rekrutteringskonsulenten kan nu indtaste kandidatens mailadresse samt uploade dokumenter. Herefter sender systemet en mail til kandidaten, som så skal bekræfte ansøgningen samt give samtykke til deling af persondata.
Jobindex gemmer ansøgningsdokumenter i 1 år efter sagens afslutning. Er der tale om en rekruttering, der hører under svensk lovgivning, så gemmer vi ansøgningsdokumenterne i 2 år i henhold til klageretten i den svenske diskriminationslov. Du har adgang til CV’er og ansøgninger under rekrutteringsprocessen. Når din rekruttering afsluttes, har du ikke længere adgang til kandidaterne.
Der kan være sket én af to ting. Enten har kandidaten trukket sin ansøgning tilbage, eller også har kandidaten anmodet om at få data om sig slettet. Kandidater kan til enhver tid vælge at slette den ansøgning, de har indsendt. Dermed vil ansøgningen blive fjernet fra systemet. Det samme gælder, hvis en kandidat kontakter Jobindex med en såkaldt sletteanmodning. Databeskyttelsesforordningen giver alle retten til at blive glemt, og det betyder, at samtlige oplysninger om kandidaten skal slettes.
Ja, du må gerne gemme ansøgningsdokumenterne for den person, I vælger at ansætte. Har du kopieret/downloadet oplysninger for andre kandidater, anbefaler vi, at du sletter oplysningerne. Vælger du at gemme oplysningerne, er du selvstændigt dataansvarlig for data, og du skal derfor efterleve den gældende lovgivning. Det betyder, at du skal sikre, at du har en lovlig grund til at gemme oplysningerne, og om du fx skal have kandidatens samtykke. Læs eventuelt mere i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder.
Af sikkerhedsmæssige årsager bør du ikke dele dit login med andre. Vi anbefaler, at ansættelsesudvalget tildeles hver sin individuelle adgang, og vi klarer det let for dig. Send navn og e-mailadresse på de personer, der skal have adgang til din rekrutteringskonsulent i Jobindex.
Vi har opdateret vores betingelser og privatlivspolitik, så begge dele lever op til lovkrav og retningslinjer. I "Betingelser og privatlivspolitik" fortæller vi kandidaten, hvem vi videregiver oplysningerne til, hvornår oplysningerne slettes, og kandidatens ret til indsigt og sletning. I vores ansøgningssystem oplyser vi på selve ansøgningsformularen om formålet med databehandlingen, og kandidaten giver samtykke til behandling af personoplysninger. Internt har Jobindex klare procedurer for, hvordan vi håndterer de registreredes rettigheder, efterkommer de lovmæssige krav samt opdaterer vores systemer, så vi hurtigt fx kan give indsigt eller slette personoplysninger.
Jobindex har iværksat en række sikkerhedsforanstaltninger for at beskytte personoplysningers fortrolighed, tilgængelighed og integritet. Vi fører blandt andet en log over hvem, der set kandidaternes ansøgninger samt hvilke personoplysninger, der har været adgang til. Du kan læse mere i vores informationssikkerhedspolitik her.