Sikker databehandling med Jobindex QuickApply

Ja, det kan du godt. Når du er logget på Jobindex QuickApply, skal du finde knappen ”Tilføj ansøgning” og indtaste kandidatens mailadresse samt uploade eventuelle dokumenter, du har modtaget. Herefter sender systemet en mail til kandidaten, som så skal bekræfte ansøgningen samt give samtykke til deling af persondata. Det er derfor vigtigt, at du indtaster kandidatens mailadresse korrekt.

Jobindex gemmer ansøgningsdokumenter i 1 år efter sagens afslutning. Er der tale om en rekruttering, der hører under svensk lovgivning, gemmer vi ansøgningsdokumenterne i 2 år i henhold til klageretten i den svenske diskriminationslov. Du har adgang til CV’er og ansøgninger, imens jobannoncen er online på jobindex.dk og derefter i 90 dage efter ansøgningsfristen på annoncen.

Der kan være sket én af to ting. Enten har kandidaten trukket sin ansøgning tilbage, eller også har kandidaten anmodet om at få data om sig slettet. Kandidater kan til enhver tid vælge at slette den ansøgning, de har indsendt. Dermed vil ansøgningen blive fjernet fra systemet. Det samme gælder, hvis en kandidat kontakter Jobindex med en såkaldt sletteanmodning. Databeskyttelsesforordningen giver alle retten til at blive glemt, og det betyder, at samtlige oplysninger om kandidaten skal slettes.

Ja, du må gerne gemme ansøgningsdokumenterne for den person, I vælger at ansætte. Har du kopieret/downloadet oplysninger for andre kandidater, anbefaler vi, at du sletter oplysningerne. Vælger du at gemme oplysningerne, er du selvstændigt dataansvarlig for data, og du skal derfor efterleve den gældende lovgivning. Det betyder, at du skal sikre, at du har en lovlig grund til at gemme oplysningerne, og om du fx skal have kandidatens samtykke. Læs eventuelt mere i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder.

Af sikkerhedsmæssige årsager bør du ikke dele dit login med andre. Vi anbefaler, at der tildeles individuel adgang til de kollegaer, der skal ind over rekrutteringen. Du kan selv give kolleger adgang til Jobindex QuickApply under menupunktet "Administrer adgang". Hvis den person, du ønsker at tilføje, ikke fremgår af listen, kan du oprette og tilføje personen ved at indtaste e-mailadressen.

Vi anbefaler, at du IKKE downloader data fra Jobindex QuickApply og deler det via e-mail. I Jobindex QuickApply har vi i stedet lavet en funktion, der på en sikker måde giver dig mulighed for at dele en ansøgning med en kollega - uden at kollegaen behøver logge ind i Jobindex QuickApply-systemet. Funktionen "Del valgte ansøgninger per e-mail" sender en e-mail med link til kandidatens ansøgningsdokumenter, og linket udløber automatisk.

Nej, desværre. Et online ansøgningssystem alene kan ikke overholde GDPR 100 %. Fordi data (fx ansøgning og CV) kan trækkes ud af systemet, bør enhver virksomhed i tillæg sikre sig med en persondatapolitik, som medarbejdere efterlever. Derudover er det generelt en god idé, at medarbejdere IKKE gemmer dokumenterne lokalt, printer vedhæftninger, kopierer informationer til andre dokumenter mv.

I "Betingelser og privatlivspolitik" fortæller vi kandidaten, hvem vi videregiver oplysningerne til, hvornår oplysningerne slettes, og kandidatens ret til indsigt og sletning. I vores ansøgningssystem oplyser vi på selve ansøgningsformularen om formålet med databehandlingen, og kandidaten giver samtykke til behandling af personoplysninger. Internt har Jobindex klare procedurer for, hvordan vi håndterer de registreredes rettigheder, efterkommer de lovmæssige krav samt opdaterer vores systemer, så vi hurtigt fx kan give indsigt eller slette personoplysninger.

Jobindex har en række sikkerhedsforanstaltninger for at beskytte personoplysningers fortrolighed, tilgængelighed og integritet. Vi fører blandt andet en log over hvem, der set kandidaternes ansøgninger samt hvilke personoplysninger, der har været adgang til. Du kan læse mere i vores informationssikkerhedspolitik her.