Kend rekrutteringsprocessen

Kend rekrutteringsprocessen

Af Kaare Danielsen, Jobindex

Rekrutteringsprocessen er forskellig fra firma til firma, og varierer sjovt nok også en hel del fra land til land. Men nedenfor er, lidt karikeret, beskrevet en typisk rekrutteringsproces, som den kan se ud i et større firma, der har en HR-afdeling.

Jobannoncen

Rekrutteringsprocessen starter typisk med at en medarbejder siger op, fordi vedkommende har fundet et andet job. Afdelingschefen beder HR-konsulenten om at skrive en jobannonce. Typisk tager man den man brugte sidste gang og opdaterer den lidt. Andre gange skriver man en "nekrolog over den tidligere medarbejder". I de fleste tilfælde vil virksomheden nemlig gerne have en medarbejder, der kan gå direkte ind og erstatte den tidligere medarbejder. Kun i sjældne tilfælde overvejer virksomheden, om man måske kunne tilrettelægge arbejdsopgaverne anderledes og klare sig med en ansøger med nogle lidt andre kvalifikationer. For et par år siden, da der var mangel på arbejdskraft, havde vi stor succes med at fortælle virksomhederne, at de skulle være fleksible og lave om på arbejdsopgaverne, så de kunne klare sig med de medarbejdere, de kunne få, frem for at forsøge at finde en medarbejder, der havde præcis de krævede kvalifikationer. Men i dag er det de jobsøgende, der er nødt til at være fleksible.

Den første grovsortering

Under alle omstændigheder bliver der udarbejdet en jobannonce, og afhængigt af jobområdet giver en jobannonce på Jobindex i øjeblikket typisk 30-300 ansøgninger, som HR-konsulenten skal gennemgå ved siden af sit almindelige arbejde. HR-konsulenter interesserer sig primært for medarbejderudvikling og bruger også meget tid på medarbejderadministration, personalejura, afskedigelser, firmabiler, vinterdæk osv. Og oven i alt dette kommer der så en afdelingschef, der spørger om man ikke lige kan gennemlæse 300 jobansøgninger.

På den baggrund er det forståeligt nok, at HR-konsulenterne efterlyser let overskuelige ansøgninger, hvor det er nemt at overskue om folk har de krævede kvalifikationer. HR-konsulenterne går primært efter om de krævede kvalifikationer er overholdt, det er ikke HR-konsulenterne, der sætter pris på kreative ansøgninger, og finder på hvordan man måske kan klare sig med en person, der har nogle lidt andre kvalifikationer end dem man har beskrevet i jobannoncen. Det er afdelingschefen, der gør det, men for at komme videre til afdelingschefen skal man først igennem den første grovsortering, hvor op til 90% af CV'erne bliver sorteret fra.

Afdelingschefens sortering

Den første grovsortering fører normalt til 20-30 ansøgninger, som bliver givet videre til afdelingschefen. Afdelingschefen er den person, der i givet fald skal ansætte dig, og han/hun lægger vægt på nogle andre ting end HR-konsulenten. Det er overfor afdelingschefen, at man kan gøre sig bemærket ved at lave en lidt anderledes ansøgning. Det er også en god ide at ringe op til afdelingschefen inden man sender sin ansøgning, så man kan få nogle supplerende oplysninger, og så vedkommende bedre kan huske dig. Afdelingschefen har også nogle kriterier for sorteringen, men de er som regel meget mere individuelle og kan være baseret på vedkommendes tidligere erfaringer. Hvis afdelingschefen f.eks. tidligere har haft dårlige erfaringer med folk, der forlod jobbet efter kort tid, så vil han/hun måske frasortere folk, der har mange jobskift. For andre afdelingschefer er mange jobskift måske ikke noget problem. Derfor er det svært at forudsige hvilke kriterier, man bliver bedømt på. Afdelingschefen er normalt også den bedst egnede til at vurdere om de faglige kvalifikationer er i orden.

Under alle omstændigheder bliver der som regel udvalgt op til 10-15 personer, der bliver kaldt til første samtale.

Det første interview

Det første interview bliver i Danmark typisk gennemført af afdelingschefen og HR-konsulenten og muligvis et par personer mere. Hvis ansøgeren bor langt fra firmaet kan der være tale om et telefoninterview, ellers foretrækker firmaerne normalt at se folk.

Formålet med det første interview er at vurdere ansøgerens personlige egenskaber. Er det en person, der er rar at arbejde sammen med, og som vil passe ind i afdelingen? Kan vedkommende bestride jobbet rent fagligt? Og lige så vigtigt, er det et job som ansøgeren brænder for og glæder sig til, eller vil man søge væk hvis der viser sig noget bedre? Hvis man får afslag med den begrundelse, at man er overkvalificeret, er det fordi afdelingschefen ikke tror man vil finde arbejdet spændende nok, og at man derfor vil søge væk igen lige så snart man får chancen, og fordi man ikke til samtalen har været i stand til at overbevise om at dette ikke er tilfældet.

I praksis handler dette meget om kemi mellem ansøgeren og afdelingschefen, og at gætte hvem der får jobbet er lige så svært som at gætte hvem der finder sammen som par. Der kan kort sagt ske de mest utrolige ting når folk mødes. Det er derfor rekrutteringsfirmaer altid præsenterer 3-5 kandidater for kunden. Rekrutteringsfirmaerne kan godt vurdere hvem der har de bedste faglige kvalifikationer, men det er svært for dem at vurdere kemien.

Det er derfor vigtigt at man ikke ser det som et nederlag, hvis man får afslag efter at have været til samtale. Det skyldes ikke at der var noget galt med en selv, det skyldes bare at der enten var en der havde nogle lidt bedre kvalifikationer, eller hvor kemien passede lidt bedre. Man skal tværtimod se det som noget positivt, at man blev kaldt til samtale, for det betyder at alle de formelle kvalifikationer er i orden, og man skal så bare blive ved med at søge indtil man finder en chef, hvor kemien også passer. Vi plejer at sige at hvis man kommer til samtaler så får man også før eller siden et job. Hvis man har været til samtale er det en god ide at ringe og få en uddybende forklaring på hvorfor man ikke fik jobbet. Måske gjorde man noget galt, som man kan rette næste gang.

Det andet interview

Hvis virksomheden er virkelig interesseret bliver man også kaldt til anden samtale, og her er det alvor. Det er normalt kun 1-3 kandidater, der bliver kaldt til anden samtale, og det foregår som regel med nogle andre personer end den første samtale. Afhængigt af om virksomheden er centralt eller decentralt styret kan det være at man møder virksomhedens direktør eller nogle menige medarbejdere i afdelingen eller begge dele. Formålet er under alle omstændigheder at få flere øjne på sagen og få accept fra flere personer på, at det er den rigtige ansøger. Det er faktisk en fordel, hvis man skal starte som ny medarbejdere kan det være meget rart at ens kommende kollegaer har været med til at træffe beslutningen, så man er accepteret på forhånd. Det betyder dog også at man skal regne med, at alle man møder har vetoret. Hvis bare en af de personer, man møder, siger nej, så får man sandsynligvis ikke jobbet. Ganske mange har mistet en jobmulighed, fordi de har talt dårligt til en sekretær eller receptionist, som de mødte på vej til jobsamtalen.

Det er sjældent den bedste kandidat, der får jobbet

Alt i alt skal man altså igennem fire forskellige nåleøjer, der har til formål at frasortere på fire forskellige kriterier:

1. Den første grovsortering: Har man de formelle kvalifikationer?
2. Afdelingschefens sortering: Kan man bestride jobbet fagligt?
3. Det første interview: Passer kemien og brænder man for jobbet?
4. Det andet interview: Er man en god kollega?

Formålet med disse frasorteringskriterier er ikke at finde den bedste kandidat. Formålet er først og fremmest ikke at begå fejl. De fleste firmaer kan nemlig godt leve med at ansætte den næstbedste eller tredjebedste medarbejder. Det er derimod meget dyrt, hvis man ansætter en medarbejder, der enten ikke kan bestride jobbet, er umulig at samarbejde med, eller selv siger op efter kort tid.

Derfor er det sjældent den bedste kandidat, der får jobbet, men derimod det man kan kalde det sikre valg. Jobbet går som regel til en person, der opfylder de formelle krav i annoncen, har arbejdet i et lignende job tidligere, virker rimelig behagelig at samarbejde med, og formår at overbevise afdelingschefen om, at man virkelig brænder for jobbet.

Firmaerne er derimod sjældent parate til at tage chancer. Det er simpelthen for dyrt at tage fejl. Hvis man har en utraditionel baggrund eller forsøger at skifte branche, ikke er god til at føre en samtale eller har noget andet imod sig, vil man som regel blive sorteret fra undervejs i denne proces, selvom man måske i virkeligheden ville være den bedste til jobbet.

Spring den første grovsortering over

I disse tilfælde er man nødt til at gøre noget andet. Man kan f.eks. gøre noget for at forsøge at springe den første grovsortering over og søge job direkte hos afdelingschefen. Det kan man gøre ved at bruge sit netværk, sende ansøgninger til små firmaer, der får færre ansøgninger og ikke har en HR-afdeling, eller ved at ringe rundt til firmaerne og finde frem til afdelingschefer, der skal ansætte folk indenfor de næste par måneder, men som endnu ikke har slået en jobannonce op. Som minimum bør man altid ringe til afdelingschefen inden man sender sin ansøgning. Som regel får man nogle ekstra ting at vide om hvad virksomheden lægger vægt på, så man bedre kan målrette sin ansøgning.

Læs om jobsøgning hos små firmaer
Læs om at bruge telefonen
Læs om at bruge dit netværk

Held og lykke med jobsøgningen!

Venlig hilsen Kaare Danielsen