Jobansøgere skal behandles som kunder!

Af Kaare Danielsen, Jobindex

Jobansøgere skal behandles som kunder!

Jeg blev for nylig bedt om at evaluere et system til håndtering af online jobansøgninger, som en ejendomsmæglerkæde havde udviklet. Rent programmerings- og designmæssigt var der tale om et rigtigt flot og gennemarbejdet system, som tydeligvis var udviklet af dygtige programmører. Alligevel havde systemet nogle svagheder.

Jobansøgningen tog 20 minutter
Det tog mig således alt i alt 20 minutter at udfylde et CV og sende en jobansøgning på en stilling som it-supporter. Undervejs blev jeg bedt om at specificere alle mulige data, inklusive mine sprogkundskaber i fransk og spansk og mange andre informationer. På trods af at det er vanskeligt at skaffe gode it-supportere, gik der over 14 dage inden jeg blev kontaktet vedrørende stillingen. Men 14 dage er ikke godt nok, således som jobmarkedet ser ud i øjeblikket. Hvis jeg havde været en dygtig it-supporter, havde jeg på det tidspunkt sandsynligvis allerede fået job hos konkurrenten.

Det tog kun et minut at blive kunde!
En af vores anbefalinger er, at det bør være lige så let at søge job i et firma som at blive kunde i firmaet. Efter at have indsendt min jobansøgning besluttede jeg mig derfor for at forsøge at sætte mit hus til salg. Jeg havde forventet at jeg også her skulle udfylde en lang række oplysninger om huset, men det var ikke tilfældet. Hvis man vil sætte sit hus til salg er de eneste nødvendige oplysninger tilsyneladende navn, adresse, e-mail og telefonnummer. Det tog mig kun et minut at anmode om at blive kontaktet vedr. salg af min bolig, og allerede næste morgen blev jeg kontaktet af en yderst kompetent lokal salgskonsulent, der kendte til det område jeg boede i og kunne rådgive om mulighederne for at sælge boligen.

Firmaet forstår således udmærket betydningen af at være serviceminded og handle hurtigt, når det gælder kunderne. Men der er gode grunde til at behandle jobansøgere på lige fod med potentielle kunder, alene af den grund at jobansøgere som regel også er potentielle kunder. Hvis man som jobansøger oplever en langsommelig sagsbehandling, er der stor sandsynlighed for, at man vælger en anden ejendomsmægler, den dag man skal sætte sit hus til salg. Men jobansøgere er også væsentlige resourcer i sig selv. På det aktuelle jobmarkedet er det for mange virksomheder antallet af medarbejdere, der sætter grænserne for væksten, og det er derfor essentielt for disse virksomheder, at skaffe sig nye, gode medarbejdere.

Overvej, hvilke signaler systemet sender
Bortset fra det rent tekniske, så bør man overveje hvilke signaler man sender ved at anvende et online jobansøgningssystem. Det er indlysende, at man kan spare nogle penge ved at rationalisere og effektivisere behandlingen af jobansøgningerne. Men hvis det sker på bekostning af antallet og kvaliteten af jobansøgere, kan besparelserne være dyrt betalt.

Man skal gøre sig klart, at man ved at benytte et online jobansøgningssystem, hvor jobansøgerne skal udfylde en overflod af oplysninger, udsender nogle signaler om, at man er en stor bureaukratisk virksomhed, hvis medarbejdere forventes at indordne sig under et væld af regler og dagligt skal udfylde en masse skemaer.

Det er helt i orden at skræmme ansøgere væk, hvis man bevidst ønsker at undgå de jobansøgere, som alligevel ikke ville kunne indordne sig i virksomheden. Men hvis man ønsker at tiltrække kreative og uortodokse medarbejdere, er det måske ikke det klogeste signal at sende. Under alle omstændigheder skal man være bevidst om hvilke signaler man sender og hvilken effekt det har på ansøgerne. Det er - som sagt - ofte de bedste ansøgere, man skræmmer væk.

Man mister den bedste halvdel af ansøgerne
Derudover skal man være klar over, at man mister en masse ansøgninger, hvis man opererer med et besværtligt ansøgningssystem. Vores anbefaling er, at det maksimalt må være 50% af de personer, der starter med at udfylde en online ansøgning, der falder fra undervejs; og selv det er et højt tal.

Vores erfaring er desværre, at nogle firmaer mister over 50% af deres jobansøgere undervejs, og vi er ret sikre på, at det er de bedste ansøgere, der falder fra undervejs. De ledige skal nok få udfyldt hele skemaet. Men ansøgere, der sidder i et godt job gider ikke nødvendigvis bruge 20 minutter på at sende en jobansøgning. Og ingen virksomhed har råd til at miste den bedste halvdel af deres jobansøgere!

Brug online ansøgningssystemer med omtanke
Der findes som bekendt to typer af jobannoncer:

• annoncer, hvor man drukner i ansøgninger, og
• annoncer, hvor problemet er, at der ikke kommer kvalificerede ansøgninger nok.

Online ansøgningssystemer er primært velegnede til den første type stillinger, hvor der er ansøgere nok at vælge imellem, og hvor man kan spare penge ved at håndtere ansøgningerne på en effektiv måde. Online ansøgningssystemer kan omvendt være "livsfarlige" at anvende ved den anden type jobannoncer, hvor der ikke er de store besparelser, og hvor man risikerer at skræmme de bedste jobansøgere væk.

Vi anbefaler derfor:

• at man anvender de nye online jobansøgningssystemer på de stillinger, hvor problemet er, at man drukner i ansøgninger, som er besværlige at håndtere hvis man ikke har et system
• at man på de stillinger, hvor problemet er, at der ikke kommer kvalificerede ansøgere nok, gør det muligt at søge jobbet ved bare at sende en e-mail med et vedhæftet CV.

Hvis man for alvor vil behandle jobansøgerne lige så godt som kunderne kan man naturligvis også nøjes med at ansøgerne om at udfylde deres navn, adresse, e-mail og telefonnummer og så ringe op og screene dem på telefonen. Men det vil nok være at gå til yderligheder.

Venlig hilsen Kaare Danielsen

P.S.: Jeg spurgte også den yderst kompetente salgskonsulent, hvordan hun havde fået jobbet, og svaret var, at hun havde opgivet den besværlige online ansøgning og i stedet havde ringet direkte til personaleafdelingen. Så personaleafdelingen kan altså også yde personlig service, bare man ringer til dem, og det kan stadig godt lade sig gøre at blive ansat i firmaet uden at udfylde omfangsrige skemaer. Og det er nok derfor, firmaet klarer sig så godt.

Læs også artiklen "Skræm ikke ansøgerne væk!"