Receptionist til Forca – 25 timer om ugen

Det er morgen. En konsulent står ved skranken og mangler et adgangskort, telefonen ringer, og en håndværker er på vej ind ad døren med en stige. En halv time senere er der helt stille, og du kan få styr på posten og de parkeringstilladelser, der skal fornyes. Ved frokosttid strømmer kollegerne forbi, og så dukker der pludselig tre gæster op til samme møde, hvor kun den ene står på listen.
Sådan kan en dag i receptionen hos Forca se ud.

Forca er en servicevirksomhed i pensionsbranchen, ejet af Lærernes Pension og PKA. Vi står for administration, IT, aktuarservice og rådgivning for vores ejere og andre pensionskunder. I huset arbejder knap 400 kolleger med blandt andet IT, jura, økonomi og kundeservice, og vi har også mange eksterne konsulenter i huset. Derudover får vi jævnligt besøg af kolleger fra vores ejere og andre samarbejdspartnere.

Receptionen er det første, alle møder, når de kommer ind ad døren på Tuborg Boulevard. Den ligger også der, hvor kollegerne kommer forbi på vej ind og ud af huset og til frokost.

Vi har altid haft en venlig og imødekommende reception, og det skal den blive ved med at være. For at skabe den nødvendige fleksibilitet ændrer vi nu set-up'et, så receptionen bemandes af to receptionister på hver 25 timer, som deler dagen mellem sig og dækker ind for hinanden. Derfor søger vi en kollega, som sammen med vores nuværende receptionist skal bemande receptionen.

Travlhed og ro

Som receptionist hos os skal du kunne skifte hurtigt mellem mange ting på én gang. Gæster, telefon, adgangskort og håndværkere kommer sjældent i en pæn kø, og du skal kunne holde dem alle i luften uden at miste overblikket eller smilet.

Men dagen er ikke travl hele tiden. Der er også perioder, hvor der er roligere, og her forventer vi, at du selv tager fat. Måske er der en arbejdsgang, der kan gøres smartere, eller en opgave, der kan løses på en bedre måde. Du skal kunne finde ro i, at arbejdsbelastningen svinger i løbet af dagen, og bruge de stille stunder godt.

Midt på dagen overlapper du med din kollega, så I kan overlevere opgaver til hinanden. Hvordan vagterne fordeles, aftaler vi nærmere.

Dine opgaver

• Tage imod gæster
• Besvare og viderestille telefonen
• Registrere gæster, håndværkere og leverandører ind og ud
• Adgangskort, parkeringstilladelser og firmacykler
• Elektronisk post
• Holde receptionsområdet ryddeligt og præsentabelt
• Administrative opgaver for teamet og huset

Arbejdstid og feri

Stillingen er på 25 timer om ugen. Receptionen holder lukket i juli og mellem jul og nytår, og der afvikler du din ferie. Resten af året dækker du og din kollega ind for hinanden ved ferie og sygdom. I de perioder arbejder du fuld tid, 37 timer om ugen, og får betaling for de ekstra timer.

Om dig

Du er typen, der kigger op og smiler, når nogen kommer ind ad døren. Du har erfaring fra en reception eller et andet servicejob, og du kan holde styr på gæster, telefon og adgangskort på samme tid uden at miste overblikket.

Du taler og skriver dansk og engelsk flydende og har styr på det administrative, også i Office-pakken. Du arbejder selvstændigt, men ved også, hvornår du skal række ud til en kollega.

Og så er du fleksibel. Når din kollega holder fri eller er syg, er det dig, der holder receptionen åben hele dagen.

Dit team

Organisatorisk bliver du en del af Forcas facility-team, som består af seks kolleger. Vi har hver vores opgaver, men vi hjælper til, hvor vi kan, når der er brug for det. Vi har en ambition om at være den bedste afdeling i huset, og den arbejder vi for hver dag.

Vi sidder sammen med HR og Kommunikation og holder mange sociale arrangementer sammen. Og med knap 400 kolleger og en god beliggenhed i Hellerup kommer du hurtigt til at kende mange mennesker.

Søg stillingen

Lyder det som noget for dig? Så send os dit CV og en kort ansøgning. I ansøgningen vil vi gerne høre:

• hvorfor et job på 25 timer om ugen passer dig lige nu
• hvordan du får det til at hænge sammen, når du med kort varsel skal arbejde fuld tid, og når ferien ligger fast i juli og mellem jul og nytår
• om en situation, hvor du havde mange bolde i luften på én gang, og hvordan du klarede den

Vi bruger dine svar, når vi udvælger, hvem vi inviterer til samtale.