Derfor hader du at få e-mails fra din kollega



Arbejdslivet og indbakken er fuld af e-mails, du enten aldrig burde have haft, eller som er uhøflige, forvirrende og uforståelige. Men er du bedre end dine kolleger?

Martin Ellermann
Journalist, Jobindex


Måske du kender det. Du har forfattet en sød og høflig e-mail til en kollega. Men svaret, du modtager, er skrevet med ’Caps Lock’-tasten hakket i bund, og de få harske ord får følgeskab af adskillige udråbstegn.

Det kan også være, at du møjsommeligt har udformet en lang e-mail til en samarbejdspartner, hvor du omhyggeligt gennemgår hele næste års strategi. Men af en eller anden grund får du aldrig svar.

Vores fremfærd, opførsel og tone på jobbet betyder meget for forholdet til vores kolleger og kunder – og ikke mindst arbejdsglæden. Da e-mails er en væsentlig del af den daglige kommunikation, er det derfor vigtigt, at du forstår, hvordan dine budskaber bliver modtaget, og vi har derfor opstillet fire e-mail-problematikker, som alle bør tænke over.

1) Find tonen

”Jeg har brug for, at du tager affære straks!” eller ”Jeg har gennemgået din rapport, og jeg har adskillige rettelser”.

Her er eksempler på mails, hvor tonen er for barsk, og hvor modtageren og afsenderens forhold nok ikke bliver bedre efter korrespondancen.

Uanset hvor hårdt eller konfronterende et budskab du har, eller hvor stresset og fortravlet du er, er det afgørende for samarbejdet, at du taler pænt til folk. En god vane er at sætte ”Tak for hjælpen og fortsat god dag” ind sidst i mailen, og du bør generelt tænke over, hvordan din tone påvirker dine muligheder for at nå dit mål.

Skal du for eksempel have mailmodtageren til at vende tilbage med svar hurtigt, så spørg, hvornår du kan forvente svar, om der er noget, personen har brug for fra dig, samt at han eller hun bare kan skrive, hvis de mangler information.

Har du kritik af en andens arbejde, så prøv at starte mailen med det positive, og overvej om en e-mail er den rigtige tilbagemeldingsform, hvis kritikken er meget omfattende.

2) Drop forhistorien

Som modpol til de korte kontante mails har vi de tunge, knudrede og afsenderorienterede tekster. Her er skribenten løbet løbsk i forhistorien, og der er brugt alt for mange linjer på at forklare årsagen til mailens tilblivelse.

Det er sjældent en god strategi at starte helt tilbage ved Adam og Eva. Kom til sagen, og gør det med det samme tydeligt, hvad mailens læser skal foretage sig.

En brugbar teknik er at have den journalistiske nyhedstrekant i baghovedet. Ifølge den skal du starte med det vigtigste først, og det vil som regel være, hvad du har brug for fra modtageren.

Herefter kan du så forklare årsagen til din forespørgsel, men mange lader deres afsenderbehov diktere tekstens opbygning. Ofte handler det om, at skriveren føler, at modtageren skal kende hele grundlaget for henvendelsen for bedst at kunne svare. Men det er sjældent tilfældet, og som minimum bør du stille de konkrete spørgsmål først og give forklaringen (kort) til sidst.

3) Skarp fra start

Emnelinjen må aldrig være ”Haster”, ”Hilsen” eller ”Spørgsmål fra kollega”. Allerede med emnelinjen træder din henvendelse potentielt ind i et hierarki blandt adskillige andre e-mails, og den må slås med mange andre om modtagerens opmærksomhed.

En klassisk fejl er at lade en emnelinje stå uændret fra en gammel eller kørende korrespondance. Måske er emnet ”SV: RE: RE: SV: SV: SV: RE: VS: AUTO: RE: SV: Svar” ikke så sigende for den sag, som du og din kollega arbejder på netop nu, og bruger du 15 sekunder til at ændre den, kan det måske fremskynde klikket på netop din mail.

For emnelinjen skal altid kunne forstås og læses isoleret fra resten af teksten, og ordene her er modtagerens eneste chance for at danne sig et overblik i en bugnende indbakke.

Og husk også, at det allerede er i emnelinjen, du sætter tonen for den videre kommunikation.

Så skru op for høfligheden og ned for bydeformerne.

4) Forstyr ikke

En anden måde at irritere modtagere på er ved at inkludere dem i korrespondancer, der enten ikke – eller kun meget perifært – vedrører dem. Cc-funktionen bliver ofte brugt som en helgardering, for så har man jo sikret sig, at alle kolleger er inde i sagen, hvis nu for eksempel den primære modtager ikke reagerer.

Men det er spild af alles tid, og igen bør du overveje, hvad hver enkelt cc-modtager helt nøjagtig skal foretage sig efter at have modtaget din mail.

Endnu værre er det at sende e-mails til hele afdelinger eller organisationer. De mailinglister, mange firmaer opretter til kommunikation med alle medarbejdere, er dårligt brugt på budskaber som: ”Jeg har mistet min nøgle”, ”Hvem har ikke skiftet toner i printeren” eller ”Tak for blomsterne på min fødselsdag”.

At du forstyrrer 300 kolleger i 30 sekunder for at indvie dem i din nøgleeftersøgning er simpelthen dårligt for forretningen, og det er direkte egoistisk at tro, at det må være en sag, som alle bør forholde sig til.

Så tænk over dine e-mail-vaner, og gå forrest med det gode eksempel. Din kollegas stopfyldte indbakke vil elske dig for det.

Læs også: Du sender for mange e-mails - send en video i stedet

Publiceret 2017-01-02


Seneste artikler

Danmarks Bedste Mellemstore Arbejdsplads:  Præstationer og trivsel i balance
Danmarks Bedste Mellemstore Arbejdsplads: ” Præstationer og trivsel i balance”
Kan ambitiøse forretningsmål gå hånd i hånd med trivsel på arbejdspladsen? Spørger man biopharmavirksomheden AbbVie, som er gået fra en 5. til en 1. plads blandt mellemstore arbejdspladser, er svaret enkelt: de to ting er hinandens forudsætninger.
Indrykket 23. november på Forside
Great Place to Work 2017 kåring
Great Place to Work® 2017 - ”Og vinderne er… ”
Højt humør, glade vindere og et show med gang i! Tirsdag aften var en lang række virksomheder samlet under Cirkusbygningens tag for at kåre Danmarks Bedste Arbejdspladser® – en undersøgelse og kåring, som Great Place To Work ® står bag.
Indrykket 15. november på Forside
Great Place to Work 2017
Great Place to Work – en prisuddeling, der er til at forstå
Tiden er igen inde til at kåre Danmarks bedste arbejdspladser. Det sker under dette års Great Place to Work arrangement i Cirkusbygningen d. 14. nov.
Indrykket 6. november på Forside
Overarbejde
Er det normalt med ”gratis” overarbejde i din branche?
Mere end hver tredje med overarbejde får ikke betaling eller afspadsering for det. Omfanget afhænger dog meget af branche.
Indrykket 6. november på Forside
GEA søger 10 ingeniører til Powder Handling
GEA: Vi søger 10 ingeniører til Powder Handling. Findes de her i landet?
Nu skal Powder Handling flyttes fra New Zealand til Søborg, som er en af GEAs strategiske hubs. Derfor søger GEA 10 ingeniører, der vil opbygge det globale Powder Handling teknologicenter i Danmark.
Indrykket 30. oktober på Forside
Annonce:
Cookies på Jobindex

Vi bruger cookies til trafikmåling og til optimering af hjemmesidens indhold. Der gemmes cookies fra Jobindex og fra vores samarbejdspartnere. Ved at klikke videre på hjemmesiden accepterer du vores brug af cookies. Læs mere om vores cookies.