Derfor hader du at få e-mails fra din kollega



Arbejdslivet og indbakken er fuld af e-mails, du enten aldrig burde have haft, eller som er uhøflige, forvirrende og uforståelige. Men er du bedre end dine kolleger?

Martin Ellermann
Journalist, Jobindex


Måske du kender det. Du har forfattet en sød og høflig e-mail til en kollega. Men svaret, du modtager, er skrevet med ’Caps Lock’-tasten hakket i bund, og de få harske ord får følgeskab af adskillige udråbstegn.

Det kan også være, at du møjsommeligt har udformet en lang e-mail til en samarbejdspartner, hvor du omhyggeligt gennemgår hele næste års strategi. Men af en eller anden grund får du aldrig svar.

Vores fremfærd, opførsel og tone på jobbet betyder meget for forholdet til vores kolleger og kunder – og ikke mindst arbejdsglæden. Da e-mails er en væsentlig del af den daglige kommunikation, er det derfor vigtigt, at du forstår, hvordan dine budskaber bliver modtaget, og vi har derfor opstillet fire e-mail-problematikker, som alle bør tænke over.

1) Find tonen

”Jeg har brug for, at du tager affære straks!” eller ”Jeg har gennemgået din rapport, og jeg har adskillige rettelser”.

Her er eksempler på mails, hvor tonen er for barsk, og hvor modtageren og afsenderens forhold nok ikke bliver bedre efter korrespondancen.

Uanset hvor hårdt eller konfronterende et budskab du har, eller hvor stresset og fortravlet du er, er det afgørende for samarbejdet, at du taler pænt til folk. En god vane er at sætte ”Tak for hjælpen og fortsat god dag” ind sidst i mailen, og du bør generelt tænke over, hvordan din tone påvirker dine muligheder for at nå dit mål.

Skal du for eksempel have mailmodtageren til at vende tilbage med svar hurtigt, så spørg, hvornår du kan forvente svar, om der er noget, personen har brug for fra dig, samt at han eller hun bare kan skrive, hvis de mangler information.

Har du kritik af en andens arbejde, så prøv at starte mailen med det positive, og overvej om en e-mail er den rigtige tilbagemeldingsform, hvis kritikken er meget omfattende.

2) Drop forhistorien

Som modpol til de korte kontante mails har vi de tunge, knudrede og afsenderorienterede tekster. Her er skribenten løbet løbsk i forhistorien, og der er brugt alt for mange linjer på at forklare årsagen til mailens tilblivelse.

Det er sjældent en god strategi at starte helt tilbage ved Adam og Eva. Kom til sagen, og gør det med det samme tydeligt, hvad mailens læser skal foretage sig.

En brugbar teknik er at have den journalistiske nyhedstrekant i baghovedet. Ifølge den skal du starte med det vigtigste først, og det vil som regel være, hvad du har brug for fra modtageren.

Herefter kan du så forklare årsagen til din forespørgsel, men mange lader deres afsenderbehov diktere tekstens opbygning. Ofte handler det om, at skriveren føler, at modtageren skal kende hele grundlaget for henvendelsen for bedst at kunne svare. Men det er sjældent tilfældet, og som minimum bør du stille de konkrete spørgsmål først og give forklaringen (kort) til sidst.

3) Skarp fra start

Emnelinjen må aldrig være ”Haster”, ”Hilsen” eller ”Spørgsmål fra kollega”. Allerede med emnelinjen træder din henvendelse potentielt ind i et hierarki blandt adskillige andre e-mails, og den må slås med mange andre om modtagerens opmærksomhed.

En klassisk fejl er at lade en emnelinje stå uændret fra en gammel eller kørende korrespondance. Måske er emnet ”SV: RE: RE: SV: SV: SV: RE: VS: AUTO: RE: SV: Svar” ikke så sigende for den sag, som du og din kollega arbejder på netop nu, og bruger du 15 sekunder til at ændre den, kan det måske fremskynde klikket på netop din mail.

For emnelinjen skal altid kunne forstås og læses isoleret fra resten af teksten, og ordene her er modtagerens eneste chance for at danne sig et overblik i en bugnende indbakke.

Og husk også, at det allerede er i emnelinjen, du sætter tonen for den videre kommunikation.

Så skru op for høfligheden og ned for bydeformerne.

4) Forstyr ikke

En anden måde at irritere modtagere på er ved at inkludere dem i korrespondancer, der enten ikke – eller kun meget perifært – vedrører dem. Cc-funktionen bliver ofte brugt som en helgardering, for så har man jo sikret sig, at alle kolleger er inde i sagen, hvis nu for eksempel den primære modtager ikke reagerer.

Men det er spild af alles tid, og igen bør du overveje, hvad hver enkelt cc-modtager helt nøjagtig skal foretage sig efter at have modtaget din mail.

Endnu værre er det at sende e-mails til hele afdelinger eller organisationer. De mailinglister, mange firmaer opretter til kommunikation med alle medarbejdere, er dårligt brugt på budskaber som: ”Jeg har mistet min nøgle”, ”Hvem har ikke skiftet toner i printeren” eller ”Tak for blomsterne på min fødselsdag”.

At du forstyrrer 300 kolleger i 30 sekunder for at indvie dem i din nøgleeftersøgning er simpelthen dårligt for forretningen, og det er direkte egoistisk at tro, at det må være en sag, som alle bør forholde sig til.

Så tænk over dine e-mail-vaner, og gå forrest med det gode eksempel. Din kollegas stopfyldte indbakke vil elske dig for det.

Læs også: Du sender for mange e-mails - send en video i stedet

Publiceret 2017-01-02


Seneste artikler

Et godt billede på Facebook kan bringe dig til jobsamtale
Ny forskning viser, at jobansøgere med det flotteste Facebook-profilbillede har 38 procent større chance for at blive kaldt til samtale.
Indrykket 29. maj på Forside
Debat: Er der plads til seniorerne på arbejdsmarkedet?
Ja, bestemt. Men desværre oplever mange i 50+ alderen det modsatte. Afslag, på afslag, på afslag – trods kompetencerne ikke fejler noget. Er det bare tilfældigheder, eller er der noget om ”alderssnakken”?
Indrykket 23. maj på Forside
Seniorer fanges tit i et paradoks – det er på tide, det bliver brudt
Mange seniorer (50+) oplever udfordringer med at få fodfæste på arbejdsmarkedet igen eller blot skifte job i en sen alder. Det er let at blive fortvivlet, hvis man som senior står i sådan en situation. Heldigvis findes der et sted at gå hen.
Indrykket 15. maj på Forside
Afkod tidligt om du passer ind i virksomhedens kultur
Allerede under researchen af den virksomhed, du vil søge job hos, bør du vurdere, om du passer ind.
Indrykket 8. maj på Forside
Guide: Sådan bruger du dit netværk
Netværk bliver ofte udråbt som en direkte vej til nyt job. Men hvad kan din onkel eller gamle gymnasiekammerat egentlig bidrage med, når du søger nye karrieremuligheder?
Indrykket 1. maj på Forside
Annonce:
Cookies på Jobindex

Vi bruger cookies til trafikmåling og til optimering af hjemmesidens indhold. Der gemmes cookies fra Jobindex og fra vores samarbejdspartnere. Ved at klikke videre på hjemmesiden accepterer du vores brug af cookies. Læs mere om vores cookies.