Sådan undgår du at dit pilotprojekt ender i en katastrofe



Klumme: Store it-investeringer havner nogle gange i et dødvande, og her kommer ideen om et pilotprojekt tit på banen. Men det kan føre til en katastrofe. Se her, hvordan du bør gribe opgaven an.

Peter Rahr
Delivery manager for IT Governance Services, Capgemini


Beslutningen om at investere i en it-løsning kan være svær.

På trods af et grundigt forarbejde og en velforberedt business-case er der ofte ubesvarede spørgsmål, der kan være kritiske for projektets succes og indvirke på virksomhedens drift.

Projektoplæg og business-case tilpasses ad flere omgange, og der skal tages hensyn til forskellige interessenter i virksomheden.

For større it-investeringer kan denne fase i sig selv være omkostningstung og tidskrævende, så for at bryde dødvandet, kommer de forløsende ord typisk dagen inden præsentation af endnu et revideret projektoplæg for ledelsen: Vi anbefaler en pilot!

Fordelene virker intuitivt klare: Der udvises beslutningskraft, tilhængerne af projektet bliver begejstrede over, at der endelig sker noget, skeptikerne tilgodeses med et mindre budget og - ikke mindst - den svære beslutning om den samlede investering udskydes.

På dette tidspunkt er det så vigtigt, at følgende spørgsmål stilles:

  • Hvad er det vi ønsker at opnå med pilotprojektet?

  • Hvem har ejerskab af pilotprojektets løsning?

  • Hvad er succeskriterierne for pilotprojektet?

  • Hvad skal der ske efter pilotprojektet?

Hvis ikke der skabes klarhed over dette på forhånd, er der risiko for at:

  • Scope af pilotprojektet ændres undervejs. Herved påvirkes tidsplan og budget, og den overordnede business-case trues.

  • Man aldrig kommer videre efter piloten.

  • Den opnåede erfaring fra pilotprojektet ikke udnyttes tilstrækkeligt. Det betyder, at beslutning om videreførsel af projektet træffes på et mangelfuldt grundlag, og at fundamentet ikke forbedres tilstrækkeligt.

  • Der hersker uklarhed omkring prioriteter i forhold til pilotprojektets målgruppe. Det betyder risiko for en dårlig modtagelse af løsningen og derved, at udbyttet bliver lavere.

  • Pilotprojektet styringsmæssigt bliver en udfordring, da der ikke er klarhed over ansvar og succeskriterier.

Hvornår er et pilotprojekt en god idé?

  • Når der er usikkerhed omkring etablering af løsningselementer eller implementering af løsningen hos kunder eller i organisationen. Her kan man gennem en pilot opbygge værdifulde erfaringer, således at løsning og implementering kan tilpasses inden videre udrulning.

  • Når der er usikkerhed om, hvorvidt forudsætninger i business-casen holder. Her er det vigtigt, at en benefit-realiseringsplan følges, så effekten måles over tid.

  • Når organisatorisk modstand forventes at være en væsentlig risiko for projektets succes. Her skal man være omhyggelig med valg af scope og målsætning for sin pilot, så man balancerer mellem "en sikker succeshistorie" og "hvad sagde vi?".

  • Hvor der er tale om store og komplekse projekt- eller programorganisationer. Her kan en pilot anvendes til at finpudse metodikker og samarbejdsformer, så effektiviteten i resten af projektforløbet sikres.

Hvornår er et pilotprojekt en dårlig idé?

  • Hvis et projekt er presset på tid, kan en pilot virke som en genvej til hurtigt at komme ud med en løsning baseret på antagelsen om, at man derved kan by-passe beslutninger og afhængigheder. Konsekvensen kan blive, at omkostninger og tid kommer ud af kontrol, og at man ikke får realiseret det fulde potentiale, fordi projektet bliver tænkt for småt.

  • Hvis der ikke er enighed i ledelsen om støtten til et projekt, og beslutningen om en pilot er et politisk kompromis. Særligt en pilot har brug for klart sponsorskab og forankring i ledelsen.

  • Hvis piloten ikke har forretningsmæssig værdi for den valgte målgruppe. Herreløse piloter, som kun projektet interesserer sig for, er dømt til at fejle.

  • Hvis realisering af et projekts potentiale forudsætter en række store investeringer. Broer over danske bælter kan være en pilot, en storebæltsforbindelse næppe.

  • Hvis impact på organisationen ikke kan styres eller begrænses. Dette kan gøre omkostningerne uacceptabelt store i forhold til forventet udbytte af piloten, og efterfølgende tilpasninger tilsvarende komplicerede.

Hvad skal til for, at et pilotprojekt bliver en succes?

  • Opsæt klare succeskriterier for pilotprojektet - hvad skal lykkedes, hvad skal genanvendes, og hvad ønsker projektet at blive klogere på.

  • Hav respekt for pilotprojektets målgruppe - gå aldrig på kompromis med kvaliteten i forhold til produkter og services.

  • Ikke for lille, ikke for stor - en pilot skal have en tilstrækkelig forretningsmæssig betydning, men også være "håndterbar" i forhold til tid, risici og organisation.

  • Afsæt tid og budget til tilpasninger efter en pilot og inden projektet fortsættes.

  • Afsæt tilstrækkelig tid til læring og erfaringsopsamling undervejs i piloten. Pilotprojektet vil være det fundament, det fulde projekt bygger videre på.

Publiceret 2016-11-21


Seneste artikler

hånd evaluerer med stjerner
Hvem stoler vi på i den digitale tidsalder?
Evalueringer af services og produkter er hverdag på nettet. Nu har Jobindex lanceret en service, hvor medarbejdere kan evaluere deres arbejdsplads, og det at stole på en social profil er helt normalt i dag, siger en ekspert.
Indrykket 19. februar på Informationsteknologi
Systematic hovedkontor
Systematic har 80 ledige stillinger lige nu og skal ansætte hundredevis af medarbejdere i det kommende år: "Det er svært at få de folk, vi skal bruge"
Systematic har 80 ledige stillinger lige nu og skal ansætte hundredevis af medarbejdere i det kommende år: "Det er svært at få de folk, vi skal bruge"
Indrykket 12. februar på Informationsteknologi
mand ved computer
Her er it-sikkerhedschefens største bekymring (og den har ikke noget at gøre med it-sikkerhed)
It-sikkerhedscheferne afslører i ny undersøgelse, at deres største bekymring faktisk ikke er de mange cyber- og hackertrusler. Det er derimod manglen på kvalificerede medarbejdere.
Indrykket 5. februar på Informationsteknologi
Du kan i snit forhandle 1900 kroner hjem til jobsamtalen
Du kan i snit forhandle 1900 kroner hjem til jobsamtalen
Tal fra en ny undersøgelse viser, at du i snit har 1921 kroner at lønforhandle om. Det er mere end den gennemsnitlige, årlige lønstigning, når du først er ansat. Så det er ved jobskiftet, du har mulighed for det store lønspring.
Indrykket 29. januar på Informationsteknologi
to parter giver hånd
Her kan du få dig en gylden it-karriere: Danske virksomheder mangler netop nu masser af DevOps-folk
DevOps er et hot emne i stadig flere danske virksomheder. Men det kniber gevaldigt med at finde de rette medarbejdere til DevOps-arbejdet.
Indrykket 22. januar på Informationsteknologi
Annonce:
Cookies på Jobindex

Vi bruger cookies til statistik og til at gøre hjemmesiden mere brugervenlig. Der sættes cookies fra Jobindex og fra vores samarbejdspartnere. Klikker du videre på siden, accepterer du, at der sættes cookies til disse formål. Læs mere her om vores brug af cookies, herunder hvordan du fravælger brugen af cookies.